Implementar um portal corporativo pode transformar a cultura organizacional de uma empresa e gerar resultados lucrativos nunca antes alcançados. Mas estes benefícios só podem ser atingidos quando sua aplicação é capaz de integrar colaboradores e torná-los agentes ativos nos processos de comunicação interna. 

É neste momento que surgem as complexidades para quem está à frente na gestão da comunicação. Basear-se em manobras inteligentes para estimular seus funcionários a conhecer e querer saber mais sobre a plataforma, é um desafio para pequenas, médias e grandes empresas. 

O assunto deste artigo vai ajudar você a entender quais são os passos ideais a serem seguidos para gerar um alto engajamento de colaboradores no seu portal corporativo. Leia até o final e entenda as melhores estratégias para começar a aplicar hoje mesmo.

Como funciona um portal corporativo?

O portal corporativo funciona como uma base de dados e troca de informações de determinada empresa e seus colaboradores. Cada usuário permitido tem seu login e senha, com os quais pode acessar a plataforma e encontrar funcionalidades que permeiam as necessidades da comunicação interna empresarial.

A principal finalidade do portal corporativo é ser a base da comunicação interna de uma organização. O principal canal para emitir comunicados, informar, estimular a interação, capacitar e guiar os funcionários, através de um sistema/software inovador e dinâmico.

Uma rede social voltada para o âmbito empresarial, onde os colaboradores e gestores podem estar conectados a qualquer hora do dia e têm funcionalidades que auxiliam nessa conexão de ideais, visões e valores. Uma ferramenta que, se usada de forma estratégica, pode ser uma geradora de boa reputação organizacional, lucro, credibilidade e crescimento contínuo. 

Descubra: 5 ações de comunicação interna para otimizar o ambiente de trabalho

Pilares para engajar colaboradores no portal corporativo

Muitos clientes nos perguntam como fazer para medir e engajar os funcionários no projeto de portal corporativo (ou digital workplace). Este canal apresenta boa aceitação e adesão na maioria das organizações, especialmente a grupos que são mais adeptos aos recursos tecnológicos. 

Mas mesmo que a sua empresa ainda não esteja totalmente engajada no âmbito das novas tecnologias, algumas estratégias podem ser lançadas para que seus colaboradores mantenham o acesso e participação na plataforma. A melhor forma de engajar o seu colaborador é pensar sempre envolvendo pelo menos esses quatro pilares:

1- Conhecimento

Para ter um portal de sucesso que seja acessado com frequência é vital que o conhecimento ou as informações que você publica nele permita conectar as pessoas tanto entre elas ou elas com as suas necessidades. Por exemplo:

A Plataforma deve ter uma forma fácil de você poder descobrir quem ocupa um determinado cargo, quem é o seu gestor e formas de entrar em contato com essa pessoa. 

Além disso, deve ser possível encontrar o seu holerite, os benefícios da empresa, pedir férias, abrir um chamado de manutenção do computador etc questões que vão ajudar tanto no desempenho das suas funções quanto na sua relação com a empresa.

Outra questão importante dentro deste mesmo pilar de conhecimento é ter repositório centralizado de documentos, procedimentos, normas e formas simples de buscar e acessar esses documentos.

2 – Personalização

É fácil compreender que em uma empresa temos diferentes perfis, cada um deles com diferentes papéis e necessidades de conteúdo e informação e uso do portal corporativo, assim é crucial termos sistemas e modelos de personalização para facilitar o uso de cada colaborador.

Um funcionário de recursos humanos vai ter um uso e necessidade de informação bastante diferentes de um funcionário da área jurídica ou de tecnologia, se eles têm perfis diferentes porque temos o mesmo conteúdo para todos, isso não faz sentido!

Por isso que na plataforma da MMCafé é possível criar critérios de personalização considerando, por exemplo, a filial que um funcionário trabalha, país, idioma ou o cargo, entre outros.

3 – Conectar pessoas

Um bom portal corporativo deve ter funcionalidades sociais como, por exemplo, likes, visualizações, compartilhamento, comentários, favoritar e notificações. Esse engajamento social é importante como uma métrica da relevância do conteúdo, da participação dos colaboradores e do interesse deles pelas informações publicadas.

Assim, além de gerar relevância, esse pilar gera indicadores chaves para se medir o engajamento. Conectar pessoas é fundamental para o funcionamento contínuo e eficaz do portal corporativo.

4 – Foco no funcionário

Um dos fatores de sucesso é a facilidade de uso. Uma estratégia que ajuda para que o colaborador tenha facilidade em localizar e utilizar a plataforma é organizar todo o seu conteúdo com o foco no colaborador para criar uma navegação simples e intuitiva.

Para isso, muitas vezes utilizamos de estratégias como entrevistas e card sorting, entre outras, para encontrar e organizar de forma estruturada e lógica o conteúdo do projeto, isso é claro que depende do tamanho da empresa e do conteúdo a ser publicado.

Geralmente, empresas pequenas e com pouco conteúdo não tem tempo nem recurso para fazer um processo mais longo e formal, mesmo assim vale a pena parar e organizar os seus menus pensando como um colaborador irá usar.

Uma forma simples para empresas menores é depois de lançado o projeto pedir para que um colaborador novo na empresa localize uma informação dentro do portal corporativo e verificar qual caminho ele está fazendo para tentar achar essa página e, baseado em alguns exemplos e em algumas entrevistas, avaliar se vale a pena reestruturar o seu conteúdo.

Descubra: Manter os colaboradores engajados é o melhor caminho para o sucesso?

5 – Reorganização de conteúdo

Pode parecer um desafio simples, mas digamos que o projeto é um organismo vivo que vai continuar recebendo conteúdo diariamente por diferentes áreas, diferentes publicadores com distintos tipos de experiência.

Imagine que cada departamento da empresa gere uma ou duas páginas por semana, ou por dia dependendo da sua empresa, imagine quantas páginas novas você vai ter ao longo de um ano e o quanto o seu projeto vai ter crescido ao longo do tempo.

Desta forma é importante prever reorganizações de conteúdo periodicamente. Agora mesmo as empresas pequenas podem usar entrevistas e bate-papos com os usuários, além de já ter um histórico de métricas de acesso de uso.

Essas métricas são essenciais para entender quais são as páginas mais acessadas por cada perfil de usuário e as páginas mais importantes para a organização e assim prever e reorganizar o conteúdo para dar destaque ao que é mais importante tanto para empresa quanto para cada perfil de usuário.

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Perguntas frequentes

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender sobre a importância do engajamento de equipes no portal corporativo. Deixamos abaixo as respostas para as dúvidas mais frequentes relacionadas ao tema.