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Comunicação interna: um guia completo com 6 dicas para otimizá-la na sua empresa

Neste artigo, selecionamos 7 erros muito comuns na comunicação interna de uma empresa e o que você pode fazer para evitá-los.
cuboUP
julho 19, 2020

Não ter como um dos principais alicerces da sua empresa uma boa comunicação interna é um erro crasso, uma vez que ela é a responsável por mediar o contato com aqueles que fazem a empresa funcionar, os colaboradores.

Você tem conhecimento da importância da comunicação interna? Este artigo mostrará como um bom diálogo dentro da empresa é absolutamente essencial para envolver os funcionários, e mantê-los focados em suas prioridades de trabalho.

A comunicação interna é fundamental para o dia a dia de trabalho e o funcionamento de toda a empresa. Por isso, é necessário ficar atento aos problemas de comunicação que podem acontecer e assim buscar as melhores formas de resolvê-los.

Afinal de contas, por quê comunicações internas são tão importantes? Já vamos responder isso. Ao decorrer desse artigo, você verá o que é de fato a comunicação interna, sua importância e como implementá-la. Mas primeiro, vamos definir o que é comunicação interna (CI) e compreender o que, de fato, ela diz.

O que é a Comunicação Interna?

A C.I. trata da promoção de comunicações eficazes entre as pessoas de uma empresa. Envolve produzir e veicular mensagens e campanhas, além de facilitar o diálogo com as pessoas que compõem a organização.

Isso geralmente é responsabilidade dos departamentos de RH, marketing ou treinamentos, mas também pode ser feita por qualquer outro departamento. Algumas empresas não investem no planejamento de uma estratégia de comunicação interna, enquanto outras até planejaram uma estratégia, mas não têm capacidade ou ferramentas necessárias para mantê-la.

Sabendo o quanto essa interação é importante, separamos algumas provas para convencer que é preciso montar uma estratégia. Mas antes, precisamos compreender quais são os possíveis erros que podem ser cometidos em uma comunicação interna.

Por que a comunicação interna é importante? 

Trata-se, de maneira geral, de uma tática para conseguir manter as equipes da empresa engajadas e cientes das políticas , ideais e objetivos da companhia, uma vez que por meio da comunicação interna é que se é passado metas, valores, feedbacks, entre outros.

É essencial que uma empresa tenha uma comunicação interna invejável, afinal, quando se tem esse canal de conversa bem estruturado, inúmeros setores acabam por ser aprimorados, o que possibilita que os resultados da companhia sejam atingidos com mais facilidade e qualidade.

Para que se entenda os benefícios e vantagens que a boa comunicação entre os colaboradores e a alta liderança pode trazer, é de suma importância que algum desses fatores sejam listados:

Clima organizacional invejável

É simplesmente impossível explorar o potencial máximo do colaborador em uma empresa onde tudo parece muito monótono, robótico e antiquado. Sempre é mais interessante operar em um local onde os colaboradores interagem entre si, onde todos estão evidentemente satisfeitos por cumprirem suas funções.

A comunicação interna pode facilmente auxiliar na melhoria do clima interno da empresa, uma vez que ela estimula os colaboradores a criarem relações com os demais companheiros de equipe e sempre emitir uma aura cooperativa.

Comunicação Interna
Reprodução: Vantage Circle

Isso acontece porque a comunicação entre funcionários e a gerência diminui as distâncias metafísicas entre os departamentos, o que possibilita dessa forma que os colaboradores das mais diversas áreas possam interagir entre si. Isso resulta, de forma indireta, numa maior sintonia entre os times.

Quando uma empresa está em posse de colaboradores conectados, o entrosamento é fortalecido assim como a produtividade, já que operar num ambiente mais leve, descontraído e respeitoso é muito mais prazeroso. Tudo isso só é possível graças à comunicação inteligente e intuitiva.

Aumento na produtividade da companhia

Uma vez que os colaboradores estejam engajados com as políticas, ideais e objetivos da empresa, os mesmos passam a querer contribuir mais com a companhia, não por uma questão de sobrevivência financeira, mas sim por paixão pelo que fazem e por respeito com os demais colaboradores.

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Reprodução: Insperity

Através da comunicação interna, os membros da empresa passam a entender melhor como eles afetam a “grande máquina corporativa” e como eles funcionam, enquanto engrenagens dessa máquina.

Dessa forma, os colaboradores passam a entender a importância do que fazem e o quanto que os times remanescentes precisam produzir para que a obtenção dos objetivos da companhia sejam possíveis.

Aprenda como aumentar ainda mais a produtividade no trabalho

Taxa de rotatividade diminuída

Dificilmente um colaborador que esteja motivado, ciente dos objetivos da empresa e que esteja feliz com o ambiente de trabalho venha a pedir demissão.

Quando se compreende que uma comunicação interna bem implementada apenas contribui para a melhoria da experiência e relação do colaborador com a empresa, o tempo de permanência do mesmo tende a ser consequentemente maior.

Se a companhia constantemente trata o colaborador com valor, dignidade, decência e respeito, ele não terá motivos para sair da empresa por um longo período de tempo, e a melhor solução para possibilitar isso é uma boa comunicação entre colaboradores e a alta liderança.

Como implementar uma comunicação interna de sucesso

Para se ter uma comunicação dentro da equipe que seja bem sucedida é importante que a empresa e os gestores tenham a noção exata em onde está o erro quando o assunto é relação com os colaboradores, para que assim possam ter ideia do que exatamente querem desse aspecto de suas empresas.

Existem as mais variadas ferramentas que auxiliam no aprimoramento da comunicação interna. Uma das mais utilizadas no mercado é a chamada intranet.

A rede intranet são softwares de comunicação interna que funcionam como uma plataforma de comunicação entre os membros da empresa, onde apenas colaboradores ou pessoas autorizadas possuem acesso.

A MMCafé é dona de uma das plataformas de comunicação interna mais bem sucedidas do mercado brasileiro, uma vez que essa foi premiada a melhor do Brasil por dois anos consecutivos e possui vários cases de sucesso. Se deseja desenvolver uma comunicação interna, a MMCafé pode ser a solução! 

Como melhorar a comunicação interna na sua empresa com o que há de melhor em estratégias de endomarketing

7 ERROS NA COMUNICAÇÃO QUE PREJUDICAM AS EMPRESAS

Compreender o que é a comunicação interna é uma excelente maneira de lidar com os colaboradores e saber o que fazer para engajá-los em um bom projeto de endomarketing bem feito.

Entretanto, se saber o que é uma comunicação interna de qualidade, é também necessário compreender os erros que podem acontecer durante o processo – e evita-los ao máximo.

Abaixo, montamos uma lista com alguns dos principais erros que acometem os colaboradores de uma equipe. Confira agora quais são as grandes falhas e veja como consertá-las para não repeti-las. São elas:

1. Falha na comunicação da mensagem

É comum notar que a rotina intensa do dia a dia pode ocasionar a perda da comunicação entre empresa e colaborador. Isso ocorre quando não há tempo hábil para se atualizar e/ou quando o canal utilizado não é o ideal.

Comunicação Interna
Comunicação Interna.

Além de oferecer as tecnologias necessárias para promover uma boa comunicação, é fundamental treinar e capacitar os colaboradores mostrando como utilizá-las da melhor forma possível.

2. Equipes mal comunicadas

Um dos grandes vilões no atraso das entregas ou do cruzamento de informações é a falta de comunicação entre os departamentos ou filiais – o que causa ruídos e falhas na comunicação.

Comunicação Interna.
Comunicação interna.

Com equipes trabalhando à distância é preciso redobrar os cuidados com esse tipo de falha, uma vez que o sucesso dos projetos depende muito da interação entre o time. Implante ferramentas de integração de comunicação online como uma intranet, canais de vídeo chamada ou chat.

3. Não ouvir opiniões

Uma grande tendência dentro das empresas de todo o mundo globalizado é a comunicação unilateral, que se torna um problema comum quando o assunto é ouvir o que as pessoas têm a dizer.

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Comunicação interna. Reprodução: Workana.

Muita vezes tudo parece bem, mas um colaborador pode estar enfrentando dificuldades em determinado assunto. Abrir um espaço para comunicação, encorajando-o à participação com suas perguntas, opiniões ou sugestões, fará com que ele se sinta parte da empresa. Uma simples ação como essa auxilia muito a eliminar problemas e ainda garante uma comunicação corporativa de mão dupla.

4. Usar canais de informações obsoletos

Você tem um quadro de informações com papéis pendurados? Caneta e papel fazem parte da comunicação da sua empresa? Caso a resposta para estas perguntas tenha sido SIM, há algo errado acontecendo. Hoje em dia a tecnologia chegou para proporcionar a melhora no desempenho do trabalho e arriscar-se a promover um transtorno em sua empresa não vale a pena. 

Implante uma ferramenta de comunicação e compartilhamento de documentos como por exemplo uma Intranet ou armazenamento de documentos na nuvem. Isso aumentará a produtividade e reduzirá retrabalhos.

5. Centralizar a comunicação por e-mail

Centralizar a comunicação da empresa por e-mail é um erro que muitas empresas cometem. É essencial tomar alguns cuidados para minimizar o volume de mensagens recebidas pelos funcionários, para evitar que conversas importantes se percam em meio a outras que não precisavam estar ali.

Para evitar esta falha, é importante saber o que cada ferramenta irá suprir na empresa e usá-las de forma adequada. A comunicação por e-mail é fundamental para troca de mensagens entre colaboradores, fornecedores e gestores.

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Comunicação interna. Reprodução: Via Carreira.

Porém, ela não é ideal para atualizações de documentos, envio de comunicados, pesquisas, entre outros, pois favorece que versões obsoletas acabam sendo compartilhadas por engano. Procure segmentar a comunicação da sua empresa com as ferramentas e recursos apropriados e evite falhas em sua comunicação 

6. Falta de segmentação

Por mais que estejam inseridos em um mesmo contexto, evite utilizar a mesma linguagem para se comunicar com todos os funcionários. Adapte a comunicação de acordo com o departamento e o nível hierárquico dos colaboradores.

Um membro da equipe de vendas provavelmente não precisa receber todas as mensagens que a equipe de suporte, por exemplo. Use uma ferramenta que permita segmentar a comunicação entre as equipes de forma rápida e fácil.

7. Falta de feedback

Em nossa último ponto vamos falar sobre a falta de feedback, uma falha comum encontrada em muitas empresas. Às vezes, as falhas na comunicação na empresa não estão na falta de canais, mas na ausência da própria comunicação. 

Uma forma de manter o clima organizacional saudável e a qualidade alta é o feedback aplicado de maneira consistente. Isso porque, os colaboradores conseguem identificar em quais pontos estão errando e acertando. Além disso, eles sentem que seu trabalho está sendo acompanhado e avaliado. A falta de feedback é um sinal de despreocupação com o desempenho dos agentes.

Veja também: Veja quais são os principais canais de comunicação interna

6 provas de que a Comunicação Interna é imprescindível

É surpreendente pensar que há empresas por aí que ainda subestimam ou negligenciam as comunicações internas. Mas elas existem, e seus negócios provavelmente estão sofrendo com os resultados.

Vamos mencionar agora as 6 provas de que a sua empresa precisa de uma boa comunicação para alcançar os melhores números de produção com qualidade para equipe, além de diminuir os limites entre colaboradores.

A comunicação interna mantém o seu pessoal informado

Começaremos com a razão mais óbvia pela qual o CI é importante. Manter seu pessoal atualizado sobre os próximos eventos, mudanças nas políticas, iniciativas de engajamento, mudanças no quadro de funcionários e atualizações sobre a saúde geral do negócio ajuda a criar um senso de transparência e abertura que as pessoas respeitam.

Aqui está um verdadeiro choque: as pessoas não gostam de ser mantidas no escuro. Eles anseiam por informações sobre a empresa para a qual trabalham, os projetos em que estão trabalhando e os objetivos gerais de ambos. Uma boa comunicação interna significa passar a palavra a todos, de preferência de uma forma que os envolva e invistam no panorama geral.

Na Intranet MMCafé você conta com banners, para destacar as informações mais importantes, notificações para gerar alertas e aceites de termos, garantindo o recebimento da informação e mais centenas de funcionalidades que garantem que a comunicação aconteça de forma eficiente.

A comunicação interna proporciona uma visão holística de sua organização

As comunicações internas são frequentemente consideradas mensagens de cima para baixo, escritas por líderes para consumo dos funcionários. Mas, na verdade, deveria ser uma via de mão dupla, uma vez que o trabalho operacional tem conhecimento de detalhes riquíssimos para melhorias dos processos.

Em outras palavras, não se trata de cativar um público passivo com a mensagem certa; mas de promover a comunicação bidirecional em torno do que está acontecendo em sua organização.

Afinal, as pessoas querem sentir que suas contribuições são importantes, e criar um local para elas fazerem isso fará maravilhas para a construção de engajamento.

Como a Comunicação Interna se relaciona com outros departamentos?

As informações citadas anteriormente, funcionam especialmente bem se mensagens, notícias e anúncios forem delegados não apenas ao seu departamento de marketing ou RH, mas também a representantes de muitos departamentos diferentes de sua organização.

A equipe de tecnologia deve ter a oportunidade de explicar em que está trabalhando, assim como as equipes de controle de qualidade e vendas. Esta é a abordagem da qual falamos anteriormente.

A nomeação de publicadores de notícias e coordenadores de eventos de vários departamentos para publicarem suas próprias atualizações darão ao seu pessoal uma visão mais holística das coisas que importam em sua organização.

Portanto, use suas comunicações internas para dar voz a diferentes pessoas, contando com a ferramenta MMCafé para receber feedback de conteúdo, elogios e outras contribuições.

A comunicação interna ajuda a desenvolver a cultura da sua organização

De várias maneiras, a função principal das comunicação interna é ajudar a manifestar a cultura da sua empresa. Se bem executada, sua estratégia de CI dará vida à cultura de seu local de trabalho. Se for mal feita, deixará seu pessoal coçando a cabeça.

Afinal, cada anúncio, mensagem, atualização de notícias, artigo do CEO, etc. desempenha um papel na forma como seu pessoal interpreta a paisagem cultural de sua organização: o que representa, quem valoriza, porque sua missão é importante.

Cultura da Empresa

A cultura da sua empresa é a soma das partes, e uma boa comunicação interna leva isso em consideração. Na verdade, a cultura deve realmente estar na vanguarda de sua estratégia de CI: embutida na mensagem, no tom, na discussão de ida e volta, nas notícias que são compartilhadas e omitidas. Sua cultura deve orientar suas comunicações internas e vice-versa.

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Reprodução: Provonsys 2

A Intranet MMCafé possibilita que sua empresa configure as cores, logos, homepages e toda identidade visual (incluindo diferentes layouts e aplicações de banners), assim sua marca fica cada vez mais presente na mente do colaborador, como protagonista, favorecendo desenvolver a cultura da sua organização de maneira planejada.

Comunicações internas envolvem a participação da sua equipe

Criar uma conversa com via de mão dupla deve ser um de seus principais objetivos com sua estratégia de comunicação interna. É a diferença entre mensagens enfadonhas de cima para baixo (provavelmente na forma de e-mails em massa que ninguém lê) e conversas atenciosas e interativas que promovem o engajamento.

Uma boa C.I. cria espaço para esses atos pequenos, mas significativos. Novamente, não se trata apenas de comunicar ideias, mas também de incentivar a interação entre seu pessoal.

Os colaboradores que sentem que sua voz é importante, que vale a pena ouvir suas ideias, têm mais probabilidade de ir além quando sua organização precisar deles. E o valor disso não pode ser subestimado.

A comunicação interna ajuda a manter as pessoas calmas em tempos de crise

As coisas nem sempre vão bem. Às vezes, os negócios sofrem, as equipes às vezes são forçadas a se reestruturarem, ou ocorrem fusões e aquisições. Momentos de grandes mudanças são os que deixam as pessoas mais necessitadas de comunicações internas.

Anúncios de mudanças estruturais iminentes precisam ser tratados com cuidado extra, porque a moral da organização e sua continuidade de negócios estão em jogo. Ser transparente e cuidadoso ao transmitir más notícias cria uma atmosfera de abertura e atenção que pode ajudar a sustentar sua organização em tempos difíceis.

A comunicação interna cria um canal para feedback, debate e discussão

Para promover uma comunicação aberta em sua empresa, sua estratégia de diálogo precisa criar espaço para feedback, resistência e debate público de questões e ideias. É assim que a colaboração acontece e muitas vezes não é bonita.

As comunicações internas podem ser aproveitadas para criar um canal para essas discussões difíceis. Isso pode acontecer de várias maneiras com pesquisas com funcionários, um link na Intranet para uma página de discussão interna, m anúncio de evento para encorajar feedback e críticas ou até mesmo um convite para debater um objetivo ou projeto específico.

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Reprodução: Freepik

O mesmo vale para feedback, já que interação precisa ser uma via de mão dupla. Ouça seu pessoal e peça comentários regularmente. Assim, se uma atualização ou postagem não sair da maneira que você planejou, por exemplo, você pode aprender como evitar cometer erros futuros. A boa comunicação interna é sempre encontrar uma maneira de melhorar e servir melhor as pessoas da organização.

Como a plataforma de comunicação interna da MMCafé pode te ajudar

A MMCafé oferece uma plataforma completa e entrega todo suporte e aprendizado necessário para que o cliente aprenda a utilizar a ferramenta e consiga usá-la com maior eficácia para a obtenção dos objetivos da empresa.

São mais de 100 funcionalidades e centenas de microfunções para seus colaboradores e parceiros de negócios atingirem resultados surpreendentes de comunicação, engajamento e conhecimento. 

Fácil de configurar, de usar, personalizável para identidade da sua marca e ainda contém os módulos opcionais a seguir:

Notificações

Por meio de notificações a comunicação interna passa a ficar mais funcional, uma vez que esse módulo permite o envio de mensagens aos usuários para alertá-los sobre datas importantes, avisos, entre outros.

Além de conseguir criar tais alertas e avisos, também é possível ter acesso a relatórios que informam quais colaboradores visualizaram ou não o seu conteúdo, e quando o fizeram.

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MMCafé | Módulo Notificações

Através dele, os supervisores e os times de gestão também irão receber os alertas deste módulo, o que é de suma importância para aprimorar a comunicação interna bilateral na sua companhia. 

Questionários (Quiz)

Sempre com o pensamento na evolução dos colaboradores, esse módulo da plataforma da MMCafé busca ajudar o colaborador a conhecer melhor a empresa onde trabalha, os processos ou o produto, de uma forma descontraída e divertida.

O módulo “Questionários” pode tomar as mais diversas formas, desde funcionar como uma espécie de pesquisa de satisfação e opinião a até mesmo uma “prova” para testar o conhecimento do colaborador sobre a empresa, quais são suas normas e procedimentos e ainda os mantém atualizados quase que simultaneamente.

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MMCafé | Módulo Quiz

As perguntas não precisam ser apenas respondidas com respostas de múltipla escolha, também podem ter respostas dissertativas. Além disso, o módulo também entrega uma página com o feedback do quiz realizado.

Glossário

Desenvolvido para auxiliar a pronúncia, a compreensão de significados, palavras e siglas pouco conhecidas, mas que estão presentes diariamente no mundo corporativo ou Call Center.

Ele funciona da seguinte maneira: ao passar com o mouse por cima dos termos cadastrados, a definição irá aparecer.  Os colaboradores podem acessar para tirar dúvidas e até mesmo adicionar ou corrigir os termos dentro do Glossário.  

Muito útil para atualização de todos sobre termos técnicos comumente utilizados no trabalho ou durante o atendimento ao cliente.   

Gamificação

Imagine que você pode compartilhar conhecimento, testar seu aprendizado e incentivar o uso da plataforma de comunicação, tudo por meio de um game?

É isso que o módulo de gamificação propõe: um jogo que visa mobilizar os colaboradores a conhecerem mais da empresa, por meio de recompensas virtuais adquiridas no game.  

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MMCafé | Módulo Gamificação

Dentro das mecânicas do jogo, os comportamentos que são interessantes a serem estimulados são os seguintes: busca por capacitação, maior produtividade e melhores resultados.

Estes módulos compõem uma pequena fração dentre as mais de 100 funcionalidades e microfuncionalidades que a ferramenta de comunicação da MMCafé disponibiliza para otimizar a sua gestão e gerar uma comunicação interna de sucesso!

A MMCafé tem tudo o que você precisa!

Chegamos ao fim do nosso artigo e vimos como pequenas ações irão ajudar a evitar as falhas na comunicação interna em sua empresas. Conte com a Intranet MMCafé, e tenha uma poderosa ferramenta de comunicação interna com diversos recursos como:

  • Integração: A MMCafé oferece para os seus clientes uma plataforma de Intranet pronta para integrar pessoas, processos e sistemas – via API;
  • Formalização e Organização : Com a plataforma interna da MMCafé, você conta com recursos como “leitura comprovada”, “aceite de termos”, “busca indexada”, “galeria de mídias”, “versionamento de documentos” e “ciclos de revisão automática”, que garantem a relevância e organização dos conteúdos.
  • Produtividade: Garanta a assertividade e agilidade em relação a processos e poupe o tempo dos colaboradores com o módulo de “Fluxo de atendimento” , e com uma poderosa ferramenta de “Busca indexada” que encontra em segundos o termo pesquisado, ainda que tal termo esteja dentro de arquivos Office ou PDFs;
  • Métricas: A plataforma MMCafé permite acessar Dashboards e relatórios que te entregam métricas em tempo real para que seja possível identificar a melhor tomada de decisão;
  • Social e Interativa: Com a solução MMCafé, você engaja e dá voz aos colaboradores, incentivando a participação nos projetos da empresa. Identifique rapidamente e corrija possíveis falhas ou ruídos de comunicação ao estabelecer uma comunicação com via de mão dupla.
  • Links Úteis: atalho para localização de páginas relevantes;
  • Banners, Templates e Cards: para destaque de conteúdos celebrativos;
  • Comunicados e Comentários: para identificar pontos importantes de interação relacionados às mais diferentes temáticas;
  • Gamificação para aumentar o engajamento dos colaboradores;
  • Comunicação Segmentadas de acordo com o perfil e departamento dos funcionários;
  • E muito mais!

Clique aqui e conheça os recursos disponíveis para tornar a sua plataforma de comunicação ainda mais eficiente. Além disso, a plataforma da MMCafé conta um sistema 100% personalizável – para se encaixar perfeitamente à demanda que sua empresa precisa!

Otimize a comunicação interna da sua empresa com a MMCafé! 

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O que define a comunicação interna?

Trata-se de tudo o que envolve a troca de mensagens e informações entre a alta liderança e corpo de colaboradores de uma companhia.

Por que investir em uma boa comunicação interna?

Porque só ela é capaz de otimizar os processos internos da companhia e tornar os colaboradores mais produtivos e engajados.

Quais as vantagens de uma comunicação interna eficiente?

Capacidade de tornar os colaboradores mais motivados, satisfeitos, capacitados, unificar a troca de mensagens e maior produtividade de toda a equipe.

Qual a melhor forma de tornar a comunicação interna mais assertiva?

O melhor caminho para executar essa missão é através de um sistema digital de transmissão de informações – ou a chamada intranet.

Do que se trata uma plataforma de intranet?

A intranet é um sistema de comunicação interna – e digital – capaz de unificar toda a transmissão de informações e troca de mensagens entre a gestão e a companhia, otimizar o tempo e engajar os colaboradores com um espírito de equipe e de missão da empresa. A intranet da MMCafé possui as funcionalidades para criar isso.

Se interessou por nosso serviço e quer turbinar a sua comunicação interna e otimizar todos os processos internos da sua companhia? Então solicite uma demonstração sem custos com a nossa equipe! 

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