Como organizar as informações da empresa com 4 dicas fundamentais

Hoje em dia, um dos grandes desafios dos profissionais de TI é manter a segurança dos dados. Afinal, com colaboradores trabalhando em diferentes modelos de trabalho, como organizar as informações da empresa de forma segura e, ao mesmo tempo, sem interferir na produtividade do time?

Em primeiro lugar, organizar as informações da empresa, por si só, já não é uma tarefa fácil. Afinal, isso depende da cooperação de toda equipe e nem sempre todos são estão comprometidos ou adaptados às mesmas ferramentas.

Porém não basta apenas encontrar as ferramentas eficazes para o time, é preciso que elas sejam 100% seguras.  Caso contrário, a empresa corre o risco de ter suas informações confidenciais vulneráveis a ataques de hackers.

Por que é importante organizar as informações da empresa?

Segundo uma pesquisa realizada pelo Instituto Datafolha, 57% das empresas brasileiras de diversos setores relataram que são alvo de fraudes e ataques digitais. Por isso, na hora de organizar as informações da empresa, todo cuidado é pouco.

Na busca de solucionar o problema, muitas companhias recorrem a empresas que são muito reconhecidas pelas suas ferramentas. Por isso, elas oferecem sistemas de licenças complicados de compreender, com alto custo e pouco eficientes.

Mas você sabia que existe uma solução muito mais simples, prática e com ótimo custo benefício para organizar as informações da empresa de forma segura? Continue lendo, pois é sobre isso que falaremos neste artigo!

Sinais de que a empresa precisa otimizar a organização de informações

É sempre bom estar atento sobre os indicadores que provam que a empresa precisa de uma mudança. Confira a seguir alguns sinais de que você precisa organizar as informações da empresa o mais rápido possível!

• Os colaboradores ficam literalmente perdidos na hora de encontrar um documento;
• Há acúmulo de cópias e versões desatualizadas do mesmo documento;
• Falta padrão de nomeação de documentos;
• É comum haver dificuldade para encontrar uma informação desejada;
• Alguns arquivos são armazenados em computadores de uso pessoal e fora do sistema da empresa;
• Cada setor utiliza ferramentas próprias em uma tentativa de agilizar a rotina;
• Não há segurança no acesso aos dados;
• Colaboradores em home office com dificuldades de compartilhar dados com a equipe do escritório;
• A empresa não realiza backup dos dados com frequência determinada;
• Quando o sistema cai, toda a equipe é prejudicada, pois não há um backup das informações para que possam continuar trabalhando até o problema ser solucionado.

É sabido que em locais desorganizados, a produtividade do time é diretamente prejudicada. Dessa forma, esperamos que você não ignore os sinais, e esteja prontificado a solucionar os problemas.

4 dicas para começar a organizar as informações da empresa agora mesmo!

Se você identificou alguns dos sinais citados acima, saiba que a produtividade dos seus colaboradores e a segurança dos dados encontram-se em risco – e precisa ser tratada o mais rápido possível.

Portanto, comece agora mesmo a mudar essa realidade para otimizar a performance do time e evitar prejuízos. Confira agora algumas dicas para transformar a comunicação da sua equipe. Confira!

1. Esqueça o velho amigo papel!

Antes de mais nada, se a sua empresa ainda possui dados armazenados em gavetas infinitas, é hora de atualização. Afinal, engana-se quem pensa que o método convencional é o mais seguro para a organização de dados.

Isso porque, ao contrário de um serviço de armazenamento digital confiável, o papel irá se desgastar com o tempo, além do risco de ser facilmente perdido ou até passível de sofrer um acidente com fogo ou água. Além do risco de conter informações sensíveis, caindo em mãos erradas e infringindo a LGPD.

Por outro lado, a forma mais segura de organizar as informações da empresa, é utilizando a tecnologia da Intranet MMCafé. Além de ser um local colaborativo e 100% seguro, também realiza backups, que são uma cópia de segurança de todo o armazenamento, caso aconteça algum imprevisto. 

2. Formalize o Canal Oficial

A sua Intranet deve ser o canal oficial onde é possível armazenar todos os formatos e tipos de documentos: sejam eles planilhas do Excel, arquivos de Word, PDFs, vídeos, imagens, fotos, etc.

Além disso, a comunicação externa e interna também é parte crucial para organizar as informações da empresa. Por isso é tão importante formalizar um canal que possibilite e armazene a comunicação e troca de informações. 

Logo, este canal irá manter os históricos armazenados de forma segura, garantindo assim maior apoio jurídico para empresa, colaboradores e clientes. Por fim, este canal deve ser acessível para colaboradores em home office, híbrido ou presencial e, de preferência, oferecer o versionamento dos documentos.

3. Segurança e conformidade com a LGPD

Reforçamos a importância do canal oferecer toda a segurança necessária para o armazenamento das informações. Afinal, estudos de empresas globais de cibersegurança revelam que 40% das empresas nacionais ainda não adotam medidas de segurança digital.

Como se não bastasse, são muitos os sistemas que ainda não estão em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Logo, isso se torna mais um risco para a empresa, pois a lei, que já está em vigor, pode gerar multas de até R$ 50 milhões.

Então, é de grande importância que você verifique se o sistema utilizado, além de ser seguro, também está em conformidade com a LGPD. Por falta de conhecimento ou negligência deste tópico, muitas empresas acabam sofrendo prejuízos irreversíveis.

4. Conscientize e Promova o engajamento dos colaboradores

Promova treinamentos para conscientizar, incentivar e engajar os colaboradores a utilizarem a ferramenta. Afinal, o sucesso do projeto dependerá do comprometimento da equipe, e não há como organizar as informações da empresa sem o auxílio dos colaboradores.

Acima de tudo, o canal deve ser simples e intuitivo para que todos se adaptem rapidamente. Dessa forma, fica muito mais fácil promover o engajamento da equipe, e garantir que os benefícios sejam percebidos já em curto prazo.

Portanto, antes de culpar sua equipe pela falta de comprometimento com a organização, realize uma pesquisa para entender os reais motivos. Na maioria dos casos, ferramentas complexas e burocráticas são a principal causa que fazem os colaboradores buscarem ferramentas alternativas e pouco seguras.

Quais são os benefícios de organizar as informações da Empresa?

Além da solução para os diversos problemas que a falta de organização pode acarretar, os benefícios podem ser percebidos logo no curto prazo e são amplificados conforme a equipe ganha mais desenvoltura com o uso da Intranet. Por exemplo, alguns benefícios são:

• Mais segurança para a empresa, colaboradores e clientes;
• Maior integridade dos dados;
• Facilidade para acessar e disseminar informação;
• Equipe mais alinhada e colaborativa;
• Maior segurança na preservação do histórico de ações;
• Maior capacidade de análise de dados e inteligência de negócios;
• Autonomia e ganho de tempo;
• Aumento da produtividade.

Agora que você já foi apresentado aos sinais de que precisa organizar as informações da empresa, e recebeu algumas dicas, vamos mostrar algumas sugestões de solução ao problema vigente.

Conheça o módulo Planilhas Interativas: a maneira mais fácil, segura e intuitiva de organizar informações!

A opção de Planilhas Interativa é uma das mais de 100 funcionalidades que podem ser agregadas na Intranet MMCafé. Ele foi desenvolvido para, literalmente, poupar o tempo do seu colaborador. Isso porque, em geral, as empresas precisam absorver custos e burocracia de licenças do Excel na tentativa de entregar ao colaborador um pouco mais de autonomia.

Por outro lado, através desse módulo, o usuário consegue organizar as informações da empresa, acessar e visualizar todas as informações de Planilhas e até de outros programas dentro da própria Intranet MMCafé, de maneira que tudo fica armazenado na nuvem.

Filtros Inteligentes

O usuário também ganha com a praticidade da ferramenta, que possui Filtros Inteligentes que facilitam a busca pelas informações necessárias. Basta digitar uma palavra-chave no campo de busca ou, se preferir, realizar a busca por meio de listas.

Em resumo, com este módulo o seu colaborador irá acessar as planilhas sem precisar sair da ferramenta. Além disso, caso não saiba o nome do documento, ele poderá realizar a busca por meio de lista ou palavras-chaves. É muito simples!

Sua empresa já possui a tecnologia da Intranet mais completa do mercado? Solicite uma DEMO da Intranet MMCafé!

Talvez, o módulo de Planilha Interativa seja uma novidade para você. Isso porque, a Intranet MMCafé não é apenas um sistema de comunicação interna, mas uma plataforma completa de Digital Workplace.

Em outras palavras, a Intranet MMCafé funciona como um ambiente online onde é possível compartilhar documentos, processos, políticas e treinamentos, fortalecendo a comunicação interna e a cultura da empresa.

Segurança

Com a Intranet MMCafé a sua empresa tem segurança garantida. Pois trabalhamos com hospedagem em nuvem totalmente distribuída e otimizada com Kubernetes. Aliás, é o mesmo sistema utilizado pela Netflix, NuBank, Wall Mart, RD Station, Shopify e Ifood.

Sem dúvidas, é uma plataforma que oferece a tranquilidade em segurança e permite que você possa organizar os dados da empresa para obter a evolução almejada, sem eventuais intercorrências.

Além disso, a plataforma garante uma experiência incrível. Isso porque ela é muito intuitiva, fácil de usar e aceita os mais diversos formatos de documentos, sejam eles Word, Excel, PDF, vídeos e imagens em alta resolução.

Gostou do artigo?

Esperamos que esse artigo o tenha ajudado de alguma maneira, e que não restem dúvidas de como organizar as informações da empresa – e quem com certeza irá ajudar a sua gestão.

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