A cada dia, mais e mais informações estão disponíveis para os funcionários, mas eles sabem onde encontrá-las? E conseguem encontrar o que precisam de forma rápida e assertiva?
Para se criar uma base de conhecimento é necessário entendermos o que ela é. A base de conhecimento é uma biblioteca online de autoatendimento que captura, organiza e compartilha o conhecimento da sua empresa em uma plataforma centralizada, segura e de fácil acesso entre departamentos, áreas geográficas e projetos.
Neste artigo vamos entender como criar uma base de conhecimento que irá tornar eficiente a comunicação da sua equipe, capacitando seus colaboradores a fazerem operações mais ágeis e de melhor qualidade.
O trabalho como é feito hoje em dia
Talvez o trabalho remoto de alguns dos seus funcionários esteja fazendo com que percam importantes conteúdos compartilhados em reuniões – por exemplo. Para ocorrer a integração de um novo colaborador são necessários vários dias.
E se ela não vier acompanhada de um sistema que ofereça suporte para atualização contínua e respostas para as dúvidas mais comuns, parte desse investimento é perdida. E o que é pior, trazendo ainda prejuízos, erros ocasionados por funcionários confusos e inseguros sobre informações relacionadas à empresa, produto ou processos.
Se esses cenários parecem familiares ao que acontece na sua empresa, você não está sozinho. É comum notar que, em média, os funcionários gastam quase 20% do tempo procurando por documentações internas. E com isso o engajamento e a produtividade do time vão sendo afetados.
Felizmente existe uma solução extremamente simples. Uma base de conhecimento interna eficaz pode reduzir o tempo em que os funcionários gastam procurando informações, fornecendo acesso instantâneo a conteúdos e documentos importantes, que podem ser encontrados a qualquer hora, em qualquer lugar.
Vamos ver como criar uma base de conhecimento, porque sua organização deve ter uma, o que incluir, como e por onde começar – e como ela promove o aprendizado, a colaboração e a produtividade contínua.
QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DE CRIAR UMA BASE DE CONHECIMENTO INTERNA?
Para ser eficaz, uma base de conhecimento deve ser acessível, segura, fácil de navegar e atualizada. Considere os seguintes benefícios de criar uma base de conhecimento interna robusta:
- Conecte funcionários, mesmo os que estão trabalhando de forma remota;
- Melhore a colaboração e a produtividade;
- Acelere o aprendizado e a tomada de decisões;
- Reduza os custos com integração de funcionários;
- Previna a perda de conhecimento;
- Aumente a satisfação do cliente final, consequência natural de se investir em uma solução eficaz que promove melhorias no atendimento
Criar uma base de conhecimento traz uma autoridade valiosa para a empresa por conseguir armazenar informações em arquivos, discos rígidos e cérebros dos colaboradores da equipe.
8 DICAS PARA CRIAR UMA BASE DE CONHECIMENTO EFICAZ QUE CRESCE COM SUA EMPRESA
Os benefícios são claros. Agora, como começar? Leia dicas e estratégias para garantir que você possa criar uma base de conhecimento que beneficie a todos – e cresça com sua organização.
Da política de licença da empresa às diretrizes da marca e melhores práticas para responder a consultas de clientes, tudo o que for relevante para seus funcionários deve ser incluído em sua base de conhecimento.
RH ou TI? Quem assumir a função de liderança irá gerenciar o conteúdo, manter a comunidade, gerenciar a logística e gerir que os problemas sejam tratados à medida que surgem.
Identifique seus especialistas em conteúdo
Uma base de conhecimento robusta e confiável depende da geração de um fluxo constante de informações novas e confiáveis. Identifique quais funcionários que possuem o conhecimento necessário e use-os como ponto de partida para a construção e atualização de conteúdo.
A organização é vital na hora de criar uma base de conhecimento e ter acesso pleno ao conteúdo que você armazenou. Certifique-se de que as informações armazenadas em sua base de conhecimento tenham uma “voz” reconhecível que reflita sua marca.
Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia desempenha um papel importante na padronização, armazenamento e organização da base de conhecimento. Muitas organizações optam por uma plataforma de intranet projetada especificamente para esse propósito.
Se é hora de colocar as diretrizes, documentação e processos de sua empresa em um só lugar, você está pronto para criar uma base de conhecimento assertiva, completa e totalmente funcional.
Veja também: A Busca Poderosa, a ferramenta de pesquisa completa da MMCafé
PRONTO PARA CRIAR A UMA BASE DE CONHECIMENTO?
Um dos ativos mais valiosos da sua empresa é o conhecimento – e no mercado competitivo de hoje, você não pode se dar ao luxo de perdê-lo. Com a solução de Intranet MMCafé, você tem uma base de conhecimento que não apenas hospeda seu conteúdo, mas captura novos conhecimentos e ideias conforme eles se desenvolvem.
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