A crise global iniciada em 2020 com a Covid-19 acelerou muitas mudanças, entre elas as relações no mercado de trabalho. E com isso, ambientes como um escritório serão cada vez menos necessários. Para os especialistas em recursos humanos, o home office e o teletrabalho vieram pra ficar.

Tanto que o assunto já é discutido no Congresso Nacional. Inclusive a Câmara dos Deputados analisa atualmente diversos projetos de regulamentação do teletrabalho. Uma das questões a ser resolvida é o custo dos equipamentos e das despesas.

O Legislativo tenta modernizar as leis, observando também os direitos adquiridos pelos trabalhadores. As empresas também são interessadas em prezar pela segurança dos seus funcionários e em adotar o regime home office ou de teletrabalho. Mas, você sabe a diferença entre o home office e teletrabalho?

Home Office e Teletrabalho: Qual a diferença?

A princípio, as duas modalidades se confundem, principalmente por tratarem do expediente fora do ambiente corporativo, mas há algumas características que as diferem. O home office (escritório em casa, em tradução livre) é uma modalidade específica para quem pode alternar o trabalho à distância e o presencial, cabendo à empresa o controle da jornada laboral.

Inúmeras pesquisas mostram que a produtividade de quem atua em home office é cerca de 13% maior. Além disso, com a forma de trabalho híbrida, reduz-se a pressão por espaço, custos com energia elétrica e materiais de escritório.

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Teletrabalho

Quando o serviço é realizado sempre à distância do escritório, indústria, loja ou endereço corporativo que reúna os demais profissionais da empresa, ele se configura como teletrabalho. Esta designação foi incluída na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) em 2017, no contexto da reforma trabalhista, e obriga a utilização de recursos tecnológicos para o desenvolvimento do ofício.

Até o início do ano passado, antes do começo da pandemia, para que um funcionário desenvolvesse o teletrabalho, a empresa precisava registrar essa informação no contrato individual. No entanto, a Medida Provisória 927/2020, editada em março do ano passado, flexibilizou as leis trabalhistas para o enfrentamento da pandemia, dispensando a necessidade da anotação. Os contratos e aditivos celebrados a partir de julho, quando venceu a MP, estão sob o crivo da CLT.

Crescimento do trabalho remoto

Durante todo o ano passado (2020), a média de brasileiros que desenvolveram suas atividades em regime remoto foi de 7,9 milhões de pessoas, segundo dados da PNAD Covid-19. Destes, cerca de mais de 30% dos profissionais tinham ensino superior completo ou pós-graduação.

A pesquisa também indica que o potencial de pessoas que poderiam atuar remotamente ultrapassa 20 milhões, o que representa um quarto de toda a população ocupada, que é de 80 milhões em todo o país trabalhando remotamente.

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Ter os meios necessários para executar um bom trabalho home office requer não apenas força de vontade e determinação por parte da equipe – é necessário ter boas ferramentas à disposição. Para de ajudar nessa tarefa, descubra agora as melhores dicas para o teletrabalho agora mesmo. Algumas dessas ideias são as seguintes:

1. Defina as expectativas

A melhor forma de estabelecer expectativas provavelmente é ao fazer uma chamada em massa, reforçando a mensagem depois, por meio de conversas individuais ou contato com pequenos grupos. Aqui estão algumas dicas para definir e comunicar adequadamente suas expectativas ao gerenciar uma equipe remotamente.

• Pense de forma inclusiva: se você está lutando para manter seu desempenho agora que está remoto, seus funcionários provavelmente também estarão. Use a plataforma MMCafé que conta com recurso como QUIZ, para identificar, através de avaliações de desempenho, como está a compreensão dos colaboradores sobre as melhores práticas de home office ou teletrabalho;
• Forneça documentos: Não é suficiente compartilhar suas expectativas em uma videochamada. Seus funcionários também apreciarão materiais que possam consultar para serem lembrados sobre as expectativas e mudanças, especialmente nestes tempos de provação global. A solução para base de conhecimento MMCafé é perfeita para publicar documentos em diferentes formatos. Além disso, é possível enviar Notificações para avisos gerais e Aceite de Termos para garantir que toda a equipe esteja alinhada com as mudanças que a empresa possa vir a passar.

Você pode discutir as expectativas diferenciadas de vários membros de sua equipe durante esse tempo individual, o que será crítico se você gerenciar uma equipe multifuncional. E a maneira como você comunica tais expectativas impacta muito na forma como sua equipe vai respondê-las e cumpri-las.

2. Realizar check-ins individuais

Considere marcar uma pequena reunião individual (10 ou 15 minutos) uma ou duas vezes por semana com todos em sua equipe. Certifique-se de que sua equipe saiba que você está disponível fora desse horário também, se acontecerem imprevistos.

Aqui estão algumas dicas para garantir que todos em sua equipe sejam ouvidos e obter o tempo necessário do gerente enquanto trabalham remotamente.

• Defina reuniões semanais recorrentes: a repetição é didática para o trabalho remoto. Agende uma breve reunião semanal com cada um dos membros da equipe para transmitir informações de desempenho e discutir ideias e problemas;
• Incentive as comunicações multicanais: embora possa haver a tentação de fazer tudo em uma videochamada, incentive os funcionários a entrarem em contato por meio de canais escritos para discutirem questões mais simples ou menores que não requerem conversas virtuais face a face. Para isso, use a plataforma MMCafé que possui o recurso de Chat e simplifique a comunicação entre equipes.

Você não quer ser intrusivo ou ineficiente com reuniões diárias desnecessárias; portanto, podem ser necessárias tentativas e também erros para descobrir a frequência de comunicação que funciona para você e sua equipe, à medida que você aprende a gerenciá-la remotamente.

3. Invista nas ferramentas corretas

Embora uma equipe remota possa significar que você não precisa investir em instalações físicas caras, com escritórios, salas de reunião e cozinhas, você ainda precisa investir na infraestrutura de que sua equipe precisa para funcionar com eficácia. Dicas para utilização de ferramentas trabalho remoto:

• Abertura de Chamados: O sistema para abertura de chamados internos é uma solução multifacetada controlada por uma equipe que pode ser composta por áreas distintas como: TI interna, RH, Projetos, entre outros.A Intranet MMCafé conta com o recurso de Chamados Internos que permite dar andamento em processos de forma organizada e à distância, com a criação de múltiplas “esteiras” de atendimento.

No mínimo, sua equipe precisará de um sistema de comunicação seguro – e capaz de fornecer toda a segurança que a gestão da sua empresa precisa para executar as obrigações do dia. Para isso, uma ferramenta de responsabilidade de tarefas e um calendário de conteúdo.

4. Equilibre as distrações

Aprender a gerenciar remotamente uma equipe requer pelo menos o reconhecimento de que as distrações durante o trabalho em casa serão muito mais comuns do que em um ambiente de escritório. Twitter, Netflix, cachorros, crianças e a calmaria do sofá simplesmente não deixam de existir quando trabalhamos remotamente.

As distrações estão fadadas a acontecerem ao longo do dia. Como equilibrar distrações ao trabalhar remotamente: Distrações vão acontecer. Aqui estão algumas dicas para garantir que você e sua equipe não se sintam culpados pela perda ocasional de foco.

• Incentive a abertura: Distrações não são problemas, desde que não interfiram no desempenho do trabalho. E, se forem, você deve se esforçar para cultivar um ambiente aberto e de aceitação, onde os funcionários possam discutir as dificuldades e trabalhar para encontrar uma solução;
• Junte-se à diversão: os gerentes também são humanos. Mostre à sua equipe que algumas distrações são boas, compartilhando bons e leves momentos.

O que é fundamental é que você, como gerente, aproveite as distrações de vez em quando. Mostre à sua equipe que você está bem, com passeios ocasionais no Twitter ou um pouco de tempo para brincar com o cachorro. Essas distrações são saudáveis ​​e inevitáveis, portanto, é inútil lutar contra elas.

5. Pratique a paciência e a empatia

Algumas pessoas precisam das interações sociais que acontecem em um escritório com uma equipe de colegas. Certifique-se de dedicar algum tempo para garantir que todos estejam indo bem em seu trabalho remoto.

Aqui estão algumas maneiras de resolver os problemas que estão ao seu alcance, bem como ajudar os membros da equipe a lidarem com coisas que não podem ser consertadas. As dicas para auxiliar sua gestão nesse propósito são as seguintes:

• Reserve um tempo antes da reunião: há uma diferença entre ir de uma reunião para outra no escritório e fazer isso por meio de videochamadas. Reserve um ou dois minutos para se recompor mentalmente entre as videoconferências, para dar o melhor de si à sua equipe;
• Afaste-se: ser gerente pode ser desgastante, especialmente para um grupo remoto. Certifique-se de praticar o autocuidado adequado e afastar-se quando for necessário para garantir que está no seu melhor quando sua equipe precisar de você.

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