Uma verdadeira intranet ou portal corporativo precisa ter a gestão do seu conteúdo descentralizada. Dessa forma teremos diferentes publicadores gerando conteúdo cada um na sua área de expertise. A ferramenta de busca facilita o acesso à informação por diferentes áreas e interesses, e é sobre ela que falaremos hoje.
Por exemplo, teremos a área de tecnologia gerando conteúdo de segurança da informação, sistemas e etc, enquanto a área de governança vai dar dicas sobre processos e procedimentos da empresa.
Com a descentralização é muito difícil manter de forma coerente uma árvore de navegação e também um padrão de textos e ainda podendo acontecer um grande volume de conteúdo nós temos vistos intranets e portais corporativos com mais de 35 a 50 mil páginas como fazer para encontrar alguma informação nesse grande universo de conteúdo.
O que é um portal corporativo?
Um portal corporativo é uma plataforma de software que permite que uma organização centralize o acesso e a distribuição de informações, serviços e funcionalidades em um único local na internet ou intranet da empresa.
Esses portais geralmente incluem recursos de gerenciamento de conteúdo, colaboração e comunicação para que os funcionários possam acessar e compartilhar informações importantes, trabalhar em projetos e se comunicar com colegas e parceiros de negócios de forma eficiente.
Apresentam recursos de autenticação e autorização para garantir que apenas os usuários autorizados tenham acesso a informações confidenciais da empresa. Podem ser personalizados de maneira que atenda às necessidades da equipe e do negócio.
Ferramenta de busca no portal corporativo
Idealmente deveríamos ter padrões de geração de conteúdo, layout e taxonomia, ou seja, categorização de conteúdo onde colocamos etiquetas ou tags de forma coerente para que possamos localizar rapidamente um conteúdo.
A descentralização e o desligamento de publicadores faz com que muitas vezes um publicador tenha que iniciar a geração de conteúdo sem ter tido tempo de exercitar e ser capacitado no processo de categorização e padronização das páginas.
Com esse grande volume de informações e várias vezes de uma forma não padronizada, a busca torna-se cada vez mais importante dentro de um portal corporativo. Uma ferramenta primordial para agilizar processos.
Vantagens de uma ferramenta de busca eficiente
A ferramenta de busca no portal corporativo é fundamental para ajudar os funcionários e líderes a encontrarem informações relevantes dentro da empresa, conforme apresentamos no tópico acima.
- Economia tempo: A ferramenta de busca no portal corporativo permite que os funcionários encontrem rapidamente informações relevantes, economizando tempo e aumentando a eficiência no trabalho.
- Facilita o acesso à informação: Com um portal corporativo bem estruturado e uma busca eficiente, os funcionários podem facilmente encontrar documentos, políticas, procedimentos, relatórios e outras informações importantes que precisam para realizar suas tarefas.
- Melhora a colaboração: Quando os funcionários têm acesso fácil a informações relevantes, é mais fácil colaborar em projetos e tarefas com outras equipes e colegas.
- Reduz a duplicação de informações: Com uma ferramenta de busca eficiente no portal corporativo, os funcionários podem evitar criar duplicatas de documentos, políticas e informações já existentes, economizando tempo e reduzindo a chance de erros.
- Melhora a tomada de decisões: Possibilita que os funcionários encontrem rapidamente informações importantes para tomada de decisões, aumentando a eficácia do processo decisório.
A busca inteligente é de extrema importância para aumentar a eficiência, a colaboração e a tomada de decisões dentro da empresa. Com essa ferramenta, uma série de processos podem ser otimizados, proporcionando que a organização alcance as metas que almeja com mais rapidez.
Como tornar a ferramenta de busca eficiente?
E como podemos fazer para que essa busca seja mais eficiente? Antes de tudo, ter um bom motor de busca, que permita dar pesos diferentes para a ocorrência do texto em títulos descritivos e no corpo da página, e que preferencialmente permita indexar o conteúdo de documentos anexos como, por exemplo, documentos do Office Word e etc.
Outro ponto importante é que a busca possa levar em conta o perfil do usuário, assim baseado no perfil de acesso. A busca vai retornar somente as páginas que aquele usuário tem direito de leitura, reduzindo assim o resultado da busca.
Outra funcionalidade interessante é poder fazer buscas em áreas, ou seja, eu estou dentro da área de notícias e eu posso fazer uma busca somente nessa área ou dentro da área da Intranet, que fala sobre benefícios. Eu posso fazer a busca no portal corporativo somente dentro dessa área e encontrar o benefício que estou procurando.
Outra questão avançada é levar em consideração o histórico de buscas daquele usuário ou o histórico mais recente de buscas dos usuários do portal corporativo. Assim, se estamos tendo um lançamento de um produto, esse tipo de resultado ganha um ranking maior na apresentação do resultado da busca.
Veja também: Comunicação interna nas empresas: Por que ela é tão importante?
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Ter uma ferramenta de busca adequada para seu portal corporativo faz toda a diferença na agilidade para encontrar o que precisa. E se você está procurando uma solução que possa ajudar a sua empresa a aumentar a produtividade, melhorar a colaboração entre as equipes e agilizar o fluxo de informações, o portal corporativo da MMCafé é exatamente o que precisa.
Com uma interface intuitiva e personalizável, o MMCafé oferece uma plataforma de acesso único que permite que sua equipe acesse informações importantes e ferramentas de trabalho em um único local.
Além disso, o portal corporativo da MMCafé possui recursos de segurança que garantem que apenas os usuários autorizados tenham acesso a informações confidenciais e dados sensíveis da empresa. E com a possibilidade controlar quem vê e acessa o quê dentro da plataforma.
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Perguntas frequentes
Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender sobre a importância da ferramenta de busca dentro de um portal corporativo. Deixamos abaixo algumas das dúvidas mais frequentes relacionadas ao tema de hoje. Veja também: