Muitas empresas do mundo todo procuram contratar uma intranet de qualidade e confiança para modernizar o ambiente de trabalho e maximizar o potencial dos colaboradores com uma plataforma de comunicação interna. O mundo está cada vez mais conectado e contratar uma intranet é uma excelente opção para se integrar num universo digital e moderno – e aproveitar todas as vantagens que ele possui.

Atualmente a intranet representa muito mais do que um espaço apenas para consulta de ramais e download de documentos. O tempo passou e com isso vieram as evoluções, como a quantidade e qualidade das funcionalidades e a chegada de novas tecnologias, transformando a intranet em algo essencial para aumentar o envolvimento e proatividade no ambiente corporativo.

Entretanto, o que é exatamente uma intranet, quais são seus benefícios e como escolher uma plataforma de comunicação interna ideal para a sua empresa? Descubra agora neste artigo que preparamos para você.

O que é uma intranet?

A intranet é um sistema de comunicação digital entre os próprios funcionários dentro de uma empresa. Funciona como a internet, que faz uma comunicação direta entre computadores numa rede conectada mundialmente, porém, a função da intranet é otimizar a comunicação dentro da própria empresa. 

Ou seja, o objetivo é transmitir, com maior fidedignidade e eficiência, as informações que a companhia quer transmitir aos seus colaboradores. Ao contratar uma intranet, a empresa transporta essa estrutura da internet para dentro da companhia. Dessa forma, a lógica do sistema de conexão entre colaboradores e gestão é estabelecida, com o acesso permitido somente entre os funcionários.

A ideia por trás da intranet, também chamada de plataforma de comunicação interna, é levar informações aos colaboradores da companhia, mantê-los informados sobre determinados assuntos, coletar dados sobre a empresa, trocar mensagens entre os funcionários, etc.

Quando uma empresa toma a decisão de contratar uma intranet, ela tem o objetivo de otimizar seu sistema de comunicação com os colaboradores. Mas quais são, de fato, os benefícios de contratar uma intranet e tê-la em funcionamento em uma companhia?

Veja também: O que é uma intranet? Aprenda mais sobre 

Benefícios de contratar uma intranet

A ideia de se inserir uma plataforma de comunicação interna digital dentro de uma empresa é cada vez mais aceita como um padrão de negócios a ser seguido em todo o mundo.

É apenas através de uma intranet de qualidade e confiança que uma companhia conseguirá, de fato, otimizar os serviços e trocar informações de maneira eficiente e direta com os seus colaboradores. Para isso, contratar uma intranet traz diversos benefícios para a empresa que queira implantá-lo. Algumas dessas vantagens são:

• Atualização rápida e eficiente de dados e informações entre colaboradores e alta gestão;
• Permite compartilhar material profissionalizante, conteúdos, material fundamental, galerias, links, documentos, etc;
• Clareza na organização das tarefas e funções dos colaboradores e simplicidade na forma de executá-la;
• Gerenciamento do material de trabalho de maneira muito mais prática e intuitiva;
• Comunicação eficiente entre todos os funcionários da empresa através de uma plataforma digital;
• Capacidade de compartilhar informações de maneira direta e clara entre colaboradores e a alta gestão.

Esses são apenas alguns dos diversos benefícios de se contratar uma intranet, que transformam completamente o ambiente de trabalho, o torna mais leve, criativo, intuitivo e muito mais dinâmico.

Descubra porque a intranet é a melhor opção para home-office

Veja as melhores dicas antes de contratar uma intranet

Entenda agora as melhores ideias para tornar a sua intranet ideal, que você precisa saber antes de contratar uma intranet – e que farão toda a diferença para a gestão da sua empresa.

Antes de contratar uma intranet – e garantir que tudo ocorrerá como planejado e com a maior eficiência possível -confira as dicas que você precisa seguir para ter uma plataforma de sucesso. São as seguintes:

1 –  Entenda as necessidades da empresa

Avalie exatamente quais as expectativas que você e seus colaboradores têm para uma intranet, faça pesquisas, entrevistas com todos os níveis da empresa, converse com quem de fato vai utilizá-la todos os dias .

Converse desde o presidente até o estagiário e entenda onde estão as maiores dores com relação a comunicação, processos administrativos, busca e fluxos de informação, serviços internos, workflows, documentações, gestão do conhecimento, integração entre áreas e assim por diante. Quanto melhor você entender a operação da sua empresa, mais fácil será para destacar as necessidades que a organização tem.

2 –  Conheça tudo o que a ferramenta tem a oferecer

Você sabe quais são todas as possibilidades que o fornecedor tem para oferecer? Já ouviu falar, mas não entende muito bem? Essa é a hora de se aprofundar sobre a ferramenta. Olhe para tudo, sem preconceitos.

A área de tecnologia da informação será grande aliada nessa jornada de conhecimento. Se não entender, pergunte! Aproveite para se aprofundar nas widgets que são padrão da ferramenta, formas de utilização, módulos e todas as ferramentas disponibilizadas dentro da plataforma. 

Navegue, pesquise e peça opiniões. No final do processo você irá descobrir que tem grandes cardápios para escolher, com as melhores soluções para o seu portal.

Descubra: A importância de se ter uma intranet completa e tudo o que ela pode te oferecer

3 –  Defina objetivos e etapas para a implementação

Por qual razão sua empresa está investindo na implantação de uma plataforma? Os objetivos precisam estar claros para que você consiga medir o sucesso lá na frente.

Disseminar a cultura corporativa, ajustar processos de comunicação, melhorar a integração entre times, trazer eficiência nos serviços internos oferecidos pelas áreas são alguns exemplos. 

Além de dar um norte para o comitê operacional, você vai conseguir alinhar as finalidades com o patrocinador desse projeto, que irá cobrar resultados e você terá facilidade para mensurá-los.

4 –  Suporte

Procure por fornecedores que ofereçam um bom suporte com disponibilidade para ajudar sua empresa caso exista alguma necessidade ou problema em sua intranet corporativa.

A MMCafé oferece muito mais do que um suporte: atuamos com um time proativo, dedicado ao sucesso do cliente, que estuda e realiza continuamente novas oportunidades de melhor uso da intranet.

5 – A pré-implantação

Durante a pré-implantação da sua intranet, você precisará tomar algumas decisões que têm grande influência na direção do seu projeto – e isso fará toda a diferença em sua companhia. 

A melhor opção é escolher uma plataforma robusta que poderá te ajudar nesse quesito, contando com um fornecedor que tenha uma equipe preparada à disposição, que auxilie a sua empresa a gerar o melhor resultado final.

6 – Gestão de projetos 

Sabe aquele assunto que gera empolgação nas primeiras reuniões e depois de três ou quatro encontros, fica estagnado e ninguém mais se dedica a ele? Se não houver um projeto estruturado, com tarefas e responsabilidades estabelecidas para cada membro, você correrá o risco de não contar com a motivação das pessoas e trabalhar sozinho! 

Por isso, busque por uma plataforma que ofereça funcionalidades que impulsionem novos negócios, gerem engajamento e envolvimento, fazendo com que as ideias saiam do papel. Tão importante quanto ter iniciativa é ter acabativa e para isso as empresas devem escolher ferramentas robustas que contenham o principal para a comunicação interna acontecer.

7 – Auditorias 

A sua empresa realiza, por exemplo, auditorias? Nem todas as intranets contam com funcionalidades preparadas para a realização desses processos que levam até a certificação ISO 9001. Dentro da ferramenta da MMCafé algumas funcionalidades auxiliam este processo, como: 

• Fluxo de aprovação: Fluxos aderentes à sua realidade corporativa, personalização de acordo com as áreas;
• Versionamento Automático: Facilidade na identificação de mudanças através dos registros automáticos de versão. Compreenda quem, quando, onde e porquê as alterações aconteceram;
• Ciclo de revisão: Execução de revisões periódicas por data ou prazo, flexível conforme o tipo de documento.

Além disso, a intranet MMCafé tem uma navegação moderna e busca poderosa, onde mantém seus documentos para certificação atualizados e centralizados em um só local, de forma simples e instantânea.

8 – Lei Geral de Proteção de Dados 

Um outro bom exemplo é que nem todas as plataformas de comunicação estão preparadas para atender a Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em agosto de 2020.

A ferramenta da MMCafé passou por uma grande reformulação e está com uma versão nova para atender todas as necessidades da Lei Geral de Proteção de Dados. Com isso a ferramenta oferece: 

• Segurança dos Dados: Medidas de segurança da informação aptas a protegerem os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas;
• Gestão do Consentimento e Anonimização: Atendendo à possíveis solicitações do titular;

Além disso, a gestão dos Pedidos do Titular cria a possibilidade de executar uma criação de banco de dados para controle dos pedidos dos titulares dos dados (acesso, confirmação, anonimização, consentimento, portabilidade etc.) de todo um suporte e informações sobre como agir e quais os pontos importantes sobre a Lei.

9 – Integração entre pessoas, sistemas e projetos

Você já pensou quais integrações antes de contratar uma intranet precisa ter e como ela irá se integrar? A MMCafé busca sempre integrações poderosas tanto entre pessoas como com projetos e diferentes sistemas, onde o usuário tem visualizações de informações, realiza transações e outras ações que ele necessita em um único lugar, uma única interface, evitando que tenha que acessar dezenas de ferramentas diferentes.

Isto impulsiona a eficiência dos seus colaboradores, sem a necessidade de ter que logar em múltiplas aplicações ou navegar por sistemas confusos, que fazem parte do dia-a-dia de muitas empresas.

Integrações com CRM, ERP, Service Desk, Aplicações de Reuniões Virtuais e muito mais podem ser feitas na plataforma. Estes são alguns pontos que você deve considerar ao contratar uma intranet. Procure sempre por empresas responsáveis que buscarão junto ao seu time as melhores soluções para o seu projeto.

Porque contratar a intranet da MMCafé irá melhorar a comunicação interna da sua empresa

Com a plataforma de comunicação interna da MMCafé, empresa com mais de 20 anos de experiência no mercado e eleita por 2 anos consecutivos a melhor empresa de intranet do Brasil, você irá modernizar a comunicação entre a sua equipe, maximizar o potencial dos funcionários e elevar a produtividade da sua empresa!

Ao contratar a internet mais premiada do Brasil, você terá acesso ao universo digital e a todos os benefícios que somente uma plataforma de comunicação inteligente e dinâmica pode trazer!

A plataforma da MMCafé  irá colocar a sua empresa no mundo moderno e torná-la o mais eficiente possível! As vantagens que a MMCafé proporciona aos seus clientes são inúmeras, com uma plataforma com diversas funcionalidades, serviços e módulos completamente customizáveis para atender a sua demanda!

Funcionalidades

Com mais de 100 funcionalidades, a MMCafé está pronta para oferecer as melhores ferramentas disponíveis no mercado para otimizar o tempo de trabalho e potencializar a produtividade da empresa ao máximo!

Ao contratar uma intranet de qualidade e com garantia comprovada, você terá acesso a uma série de mecanismos, ferramentas especiais e personalizadas. Listamos alguns deles:

Aprenda tudo sobre o que você precisar para uma criar uma intranet na sua empresa

Controle de alterações de conteúdo

Com essa funcionalidade em mãos, a gestão da sua companhia terá acesso a todas as alterações e modificações feitas em um documento dentro da plataforma de comunicação.

Deste modo, ao contratar uma intranet inteligente e dinâmica como a nossa, você poderá acompanhar a evolução de um conteúdo, sugerir alterações, apontar imperfeições e, deste modo, otimizar o tempo de trabalho ao garantir que o colaborador estará cada vez mais afiado e profissional.

Relatórios

Com a página de relatórios disponível na Intranet Corporativa da MMCafé, a gestão da sua companhia terá acesso a todas as informações e registros dentro da própria intranet.

Com a coleta de dados feita dentro da plataforma, a alta liderança terá ainda mais conteúdo para gerir a própria intranet, corrigir possíveis imperfeições de comunicação e aprimorar o sistema dentro do ambiente de trabalho.

Gestão de usuários

Alguns dos benefícios de se contratar uma intranet de qualidade é ter a permissão da gestão dos usuários. Como o nome sugere, a liderança da empresa será capaz de gerir e administrar seus usuários, com a liberação de permissões específicas para determinado colaborador, estipular cargos dentro da plataforma, etc.

Assim, você garante uma melhor organização e otimização com a distribuição de conteúdo e material relevante para cada função. A automação dentro da empresa poupa tempo e, deste modo, maximiza a produtividade dentro da equipe.

Módulos

Ao contratar a intranet da MMCafé, você terá acesso aos módulos, que disponibilizam diversas ferramentas e mecanismos para otimizar a comunicação interna da sua empresa! Alguns dos módulos disponíveis pela MMCafé são:

• Gamificação: Transforme o ambiente de trabalho em um game, com níveis, pontuações, objetivos e premiações. Uma maneira inteligente de estimular os colaboradores a competirem de maneira natural e dinâmica;
• Questionário: Tenha um feedback rápido e direto, colete informações sobre os colaboradores, suas críticas, elogios e sugestões;
• Notificação: Mantenha seus funcionários atentos com a criação de alertas e comunicados dentro da plataforma.

Ao contratar uma intranet de qualidade comprovada com diversos clientes espalhados do Brasil, você terá disponível esses e diversos outros módulos 100% personalizados para atender exatamente às demandas da sua empresa!

Serviços

Os serviços da MMCafé são divididos em 10 categorias, cada uma especializada com o objetivo de proporcionar uma intranet de qualidade, eficiente e intuitiva! Alguns dos serviços fornecidos pela MMCafé são:

• Treinamento: A MMCafé disponibiliza conteúdos e cursos básicos até avançados para profissionalizar ainda mais seus colaboradores;
• Hospedagem: O sistema de plataforma de comunicação interna da MMCafé hospeda na nuvem todo o conteúdo da sua intranet;
• Suporte: Tenha acesso profissional à equipe de suporte da MMCafé pronta para suprir todas as suas dúvidas e necessidades;
• Customização: Tenha a possibilidade de personalizar completamente a sua plataforma para torná-la ainda mais funcional e prática.

A MMCafé é especializada em fornecer uma plataforma de comunicação interna eficiente, moderna e direta entre a alta gestão e os seus colaboradores. Com ela, você maximizará o potencial da sua empresa e, dessa forma, aumentar a produtividade e transformar completamente o ambiente de trabalho!

Contrate a intranet da MMCafé e veja a diferença acontecer na sua empresa!

Com a plataforma de comunicação interna da MMCafé, você verá a sua empresa ser integrada ao universo digital! Ao contratar a intranet, sua equipe terá muito mais facilidade de compartilhar e trocar informações, repassar tarefas, reforçar conteúdos, materiais relevantes e muito mais!

Só a MMCafé, com mais de 200 cases de sucesso, têm a capacidade de transformar a sua empresa para sempre! Solicite uma demonstração gratuita do nosso serviço agora mesmo!