Aprenda a se comunicar melhor em 4 passos

Nesse artigo, você vai obter dicas de como se comunicar melhor em 4 passos muito bem explicados. Além disso, passará a conhecer as regrinhas “5W2H”, para garantir que a transmissão da sua mensagem seja clara e concisa.

Em tempos de Home Office, sendo gestor ou parte da equipe, a comunicação é uma necessidade de todos e, quanto mais eficiente for, mais produtivo e agradável será o dia-a-dia de trabalho corporativo.

Embora a timidez seja um problema frequente entre funcionários e, em alguns casos, até por parte de líderes de empresa, é uma barreira que deve ser vencida, pois atrapalha a relação entre colaboradores e pode trazer confusões na realização de tarefas. Comunicar melhor é essencial para o sucesso, e vamos te mostrar porquê.

Por que se comunicar melhor é importante?

Em uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute Brasil, mais de 76% de 300 empresas de sucesso, definem a falta de comunicação como o principal limitante se tratando de atividades propostas no ambiente de trabalho.

Aprender a se comunicar melhor é crucial para o estabelecimento de boas relações com os colaboradores da empresa, visto que a transmissão de comandos e mensagens é o que define se o ambiente de trabalho é bem organizado, ou se apresenta diversas falhas estruturais.

Logo, é imprescindível que os colaboradores e patrões aprendam a se comunicar melhor para transmitirem mensagens mais concisas e diretas. Dessa maneira, é possível criar um ambiente de trabalho mais agradável e organizado.

5 Passos para se comunicar melhor :

Confira abaixo os 5 passos para se comunicar melhor, através dos 5W e 2H. Antes de transmitir qualquer mensagem, defina previamente os detalhes do seu discurso, para se comunicar melhor, e não deixar pontas soltas:

WHAT: O que você deseja comunicar? Essa organização deve ser feita em etapas, para o caso de mais de uma informação.
Descreva tema e assuntos relacionados sobre a mensagem que quer transmitir. O que é importante que o receptor saiba para compreender o que deverá ser feito? Busque ser didático e sucinto.

WHO: Para quem você anseia por comunicar a mensagem? Você deve se comunicar melhor com o receptor da mensagem para não haver confusões.
Quem são os interlocutores que são o alvo daquela solicitação e, a partir da mensagem transmitida vão executar uma ação?

WHY: Por que quer comunicar melhor?
Qual é o motivo e objetivo que você gostaria de alcançar para fazer a transmissão daquela mensagem?

WHERE: Onde a ação que você deseja que seja executada deverá ser aplicada?
Existe um endereço físico ou será feita de forma online? Por onde o receptor tomará conhecimento (reunião online, intranet, e-mail ou chamada?), e quais canais deverá utilizar para realizar a ação a qual será direcionado?

WHEN: Qual é o momento mais adequado para transmitir essa mensagem?
E qual prazo o receptor terá para tomar alguma ação a partir dela? Aqui é importante ter em mente o passo-a-passo para clarear o processo e também para haver ganho de produtividade.

HOW: como a mensagem deverá ser estruturada, qual linguagem, que elementos visuais (se houver)? E, após ser transmitida, como deverá ser executada

HOW MUCH: Em caso de existência de custos, é importante mapeá-los, os provisionar e eleger um responsável fixo que acompanhe todo o processo até o fim de sua execução.

Normalmente a mensagem que você vai transmitir para o interlocutor, não trará nenhuma alteração financeira, de maneira que os meios de comunicação serão telefone, plataforma para reunião virtual, ou até mesmo mensagens de texto para compartilhá-la.

No entanto, a ação que você vai orientar, pode envolver custos adicionais. Portanto, é aconselhável considerar previamente os valores aproximados, ou pelo menos deixar claro aos envolvidos que a ação está ligada a um gasto extra.

2 – Certifique-se que está sendo compreendido

Durante a transmissão da mensagem, certifique-se que o receptor está compreendendo o que está sendo passado. De tempos e tempos após transmitir a mensagem, pergunte se há alguma dúvida sobre o que está sendo comunicado e também peça para que o receptor explique o que exatamente ele está entendendo.

Isso contribuirá para que ele absorva melhor a mensagem e a tarefa, além de antecipar possíveis dúvidas que poderiam surgir durante a execução. Comunicar melhor sua mensagem evita possíveis dúvidas supérfluas, e aumenta o tempo útil de trabalho.

3 – Formalize o que foi alinhado

A rotina das pessoas é recheada de informações e tarefas, facilitando com que alguns trabalhos caiam no esquecimento. Assim, após a transmissão da mensagem, reforce o que ficou alinhado, formalizando a mensagem, as tarefas, prazos e responsáveis.

Para isso, você poderá utilizar o e-mail ou a ferramenta “Aceite de Termos” com o recurso “Leitura obrigatória”, disponível na Intranet MMCafé, realizando esta formalização segmentada por áreas ou usuários.

4 -Acompanhe a execução e faça ajustes

Como as tarefas estão se saindo? As pessoas estão sendo eficientes ou há déficit de dedicação, excesso de dúvidas ou mesmo esquecimento da execução das atividades?

Acompanhando a execução, a entrega será mais ágil e melhor direcionada. Você poderá se aperfeiçoar e se comunicar melhor por meio de reuniões periódicas, e-mails (que podem ficar perdidos entre tantos outros) ou recursos na Intranet MMCafé como:

• Chat: assim você aciona os envolvidos apenas com um lembrete;
• Tarefas: ferramenta em que os envolvidos podem se organizar para que exista uma melhor produtividade;
• Fórum: esse recurso permite que os envolvidos criem tópicos com as dúvidas em questão e tenham respostas e comentários agrupados e relacionados ao assunto abordado.

Este conteúdo foi desenvolvido com o objetivo de mostrar a importância, e explicar como se comunicar melhor, mais precisamente em comunicações rápidas. Para informações e tarefas complexas, o ideal é que o responsável pelo trabalho crie um projeto, podendo organizar as tarefas em Sprints através do recurso Trello, por exemplo, que oferece versões gratuitas e pagas.

Assim, você poderá definir prazo maior, com o número necessário de envolvidos e tarefas, medindo também o nível de dificuldade de cada ação, mas este é um assunto para um próximo post.

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