Sabemos o quanto as equipes de comunicação interna enfrentam desafios diários para estabelecer uma conexão real entre colaborador/empresa. Aumentar o uso da intranet corporativa pode ser uma solução para diminuir ruídos, prevenir falhas e obter a integração que possibilita melhores resultados.
A intranet é uma ferramenta poderosa dentro de uma organização, mas muitas vezes pode não ser utilizada em sua plena capacidade. A boa notícia é que existem algumas maneiras de estimular a participação e garantir que ela seja uma ferramenta eficaz para a gestão do conhecimento e melhoria dos processos.
Você tem uma intranet mas os seus colaboradores não acessam? Ou sente alguma dificuldade para manter os funcionários engajados na plataforma? Imaginamos esse cenário e preparamos um artigo com dicas práticas para aumentar o uso da intranet a partir de hoje. Leia até o final e entenda!
A intranet e sua importância organizacional
Antes de saber como aumentar o uso da intranet, é fundamental entender do que se trata essa ferramenta e qual a sua importância dentro das empresas. Basicamente, falamos de uma rede interna que permite a comunicação e compartilhamento de informações entre os colaboradores de uma organização.
A intranet corporativa é uma ferramenta essencial para a gestão do conhecimento e para a otimização dos processos organizacionais, dentro de um ambiente seguro e controlado, acessado apenas por usuários autorizados.
Pode incluir diversos recursos que possibilitam armazenamento de documentos, conversas por chat, envio de alertas e notificações, calendários compartilhados, entre outras ferramentas personalizadas para a demanda da empresa e seus funcionários.
Sua aplicação é fundamental para a disseminação do conhecimento, seja sobre processos da rotina de trabalho, eventos ou qualquer outra questão pertinente, tudo de forma rápida e fácil. Uma auxiliadora na produtividade, por meio da automação de processos e da eliminação de tarefas redundantes. Entenda agora os passos para aumentar o uso da intranet.
Como aumentar o uso da intranet?
Mas apenas investir em uma plataforma de intranet não é o suficiente, é preciso entender como aplicá-la e torná-la um canal que entregue resultados. Aumentar o uso da intranet é um desafio em empresas de todos os setores e tamanhos, especialmente quando a equipe não é habituada ao uso de ferramentas tecnológicas.
Nestes casos, é essencial seguir alguns passos que incentivem esses funcionários a acessarem a plataforma regularmente e fazer desse meio o principal instrumento da comunicação interna. Veja abaixo 4 medidas que vão ajudar você nesse desafio:
Promova a importância da intranet
Para começar a aumentar o uso da intranet, é importante promover aos funcionários a importância e os benefícios que uma intranet pode trazer para o funcionamento da organização, seja na rotina de trabalho mais organizada, na agilidade de entregas ou na harmonia entre equipes. Pontue as vantagens visíveis em curto e médio prazo.
É possível pôr este passo em prática por meio de campanhas de conscientização, treinamentos, workshops e reuniões. Utilize a forma que melhor se encaixa para seu público e que ele esteja de fato conectado com a mensagem. Os colaboradores devem entender que a intranet é uma ferramenta essencial para transformar aquele ambiente.
Ofereça recursos úteis e relevantes
Outro passo que vai aumentar o uso da intranet, é oferecer recursos úteis e relevantes para os colaboradores. Ferramentas que sejam essenciais e otimizem a rotina de trabalho, além de possibilitar uma comunicação mais fluida e dinâmica.
Isso pode incluir uma busca inteligente e rápida, gerenciamento de chamados mais ágeis e organizados, recursos de gamificação, notificações que estimulem o acesso à plataforma e outros. É importante também garantir que as informações disponíveis na intranet sejam atualizadas e relevantes.
Torne a intranet o canal de comunicação principal
O grande erro de empresas que adotam uma intranet e não veem potenciais resultados, é deixar que a plataforma seja apenas mais um de seus canais de comunicação interna, dando espaço para que o colaborador opte pelo que mais está habituado.
Para aumentar o uso da intranet, é essencial torná-la o canal principal entre empresa e funcionário, utilizando a plataforma para comunicar informações importantes e fortalecendo esse vínculo através de aplicações e processos que só serão encontrados por lá. Assim, gradualmente a intranet será parte da rotina de trabalho.
Incentive a colaboração e interação
Sabemos que comunicar e noticiar o colaborador é uma das razões para se ter uma intranet. Mas essa ferramenta personalizada vai muito além do básico, e você deve saber aproveitar os recursos presentes nela para incentivar a participação dos funcionários.
É importante que os funcionários sintam-se incentivados a contribuir com ideias e sugestões, e que suas contribuições sejam valorizadas. Crie um ambiente de engajamento onde os funcionários se sintam à vontade para compartilhar suas opiniões e ideias.
Utilize recursos de Quiz e Gamificação para tornar as atividades mais interessantes, aproveitando eventos sazonais, datas comemorativas e mais uma série de estratégias que deixarão os colaboradores mais engajados e motivados com a marca à qual fazem parte. Assim, você irá aumentar o uso da intranet gradualmente!
Sua intranet precisa ser adequada e eficiente!
Os passos acima para aumentar o uso da intranet na sua empresa são apenas algumas de uma série de medidas inteligentes que farão a diferença nos resultados da equipe. E ter uma plataforma personalizada, prática e segura para aplicar as estratégias da comunicação é o fator base de todo esse processo.
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Perguntas frequentes
Esperamos que o conteúdo deste artigo tenha te auxiliado no desafio de aumentar o uso da intranet corporativa. Deixamos abaixo algumas das perguntas mais frequentes relacionadas ao tema de hoje. Veja também:
O que é intranet?
Intranet é uma rede privada de computadores que utiliza tecnologias da internet para a comunicação e compartilhamento de informações dentro de uma organização. É uma plataforma segura de colaboração e troca de dados entre funcionários de uma empresa, sem acesso externo.
Quando investir em uma intranet?
Uma empresa deve investir em uma intranet quando suas necessidades de colaboração e compartilhamento de informações excedem as capacidades dos métodos tradicionais de comunicação e gestão de informações. Aumentar o uso da intranet pode melhorar a comunicação interna, aumentar a eficiência operacional e ser benéfica para empresas com muitos funcionários e departamentos distribuídos em diferentes locais.
Qual é a importância da comunicação regular na intranet?
A comunicação regular na intranet é crucial para manter os funcionários informados, alinhados e engajados com a missão e objetivos da empresa. Através de uma intranet bem projetada e atualizada, a comunicação pode ser facilitada, o que aumenta a colaboração e a produtividade dos funcionários. A plataforma também pode ser utilizada para compartilhar conhecimentos, trocar experiências e fornecer feedback, o que ajuda a manter um ambiente de trabalho saudável e eficiente.