Quando falamos sobre abertura de chamados, toda cautela é importante – afinal, manter os níveis de satisfação do cliente ou dos colaboradores sempre elevados é um ótimo indicador de que a empresa está no caminho correto.

Investir na gestão de chamados não é apenas uma mera formalidade corporativa: ela faz toda a diferença em como uma empresa é vista e qual é o seu grau de autoridade em relação a área que ela atua. Além disso, quando a gestão de chamados é feita de forma inteligente, ela garante que o engajamento e satisfação estarão sempre presentes.

Não basta apenas fornecer um bom produto ou serviço – é preciso entender como lidar com as demandas e necessidades de todos os envolvidos no projeto, seja lidar com uma dúvida de um cliente, seja ter uma forma automatizada de lidar com as questões dos próprios colaboradores da empresa.

Neste artigo, iremos te mostrar 5 maneiras de como organizar o atendimento e auxiliar na gestão de chamados – que é tão importante e é capaz de mudar a visão que as pessoas possuem de uma companhia. Entretanto, antes de irmos direto nas dicas de como tornar a gestão de chamados inteligente, precisamos entender: do que se trata essa gestão?

O que é uma gestão de chamados?

Toda empresa precisa de um setor especializado em atender as dúvidas, questionamentos, demandas e problemas das pessoas – tanto dos próprios membros da empresa, quanto dos clientes que por acaso precisam de algum atendimento. 

Ter um caminho traçado previamente elaborado, pensado e aliado com boas ideias e ferramentas tecnológicas é o caminho para criar uma fórmula de atendimento que preveja cada passo e seja inteligente o suficiente para conseguir lidar com cada contratempo e necessidade dos atendidos – e é nesse ponto que a gestão de chamados entra.

É somente por meio de uma gestão de chamados planejada que uma empresa conseguirá obter os graus de satisfação dos seus clientes e colaboradores – e é isso que os manterá engajados e dispostos com a missão e os serviços que a respectiva companhia presta para a sociedade.

Descubra: Como aplicar uma gestão da informação inteligente na sua empresa em 2022

Como a gestão de chamados pode melhorar o relacionamento com clientes

A gestão de chamados é um processo essencial para o sucesso de uma empresa e pode ser uma ferramenta valiosa para melhorar o relacionamento com clientes. Ao implementar uma gestão de chamados eficiente, a organização otimiza a experiência do cliente e aumenta a satisfação do mesmo.

Esta estratégia permite que os clientes entrem em contato com a empresa de maneira fácil e rápida, seja por meio de um portal online, e-mail ou telefone, e que seus problemas sejam registrados e solucionados de forma organizada e estruturada. Com isso, sentem-se valorizados e têm a confiança de que suas necessidades serão atendidas e suas demandas serão resolvidas.

Além disso, a gestão de chamados permite que a empresa tenha uma visão completa dos problemas e demandas dos clientes, possibilitando identificar padrões e tendências, assim como oportunidades de melhorias. Essa visão também permite a identificação de problemas recorrentes e trabalhe para solucioná-los de forma eficaz, evitando a repetição do mesmo problema e melhorando a satisfação do cliente.

Por fim, permite que a empresa mantenha um diálogo constante com o cliente, enviando feedbacks sobre o status do atendimento e solucionando problemas de forma ágil e eficiente. Com isso, estabelece um relacionamento de confiança com o cliente, melhorando a sua fidelização e aumentando a probabilidade de indicações para novos clientes.

5 dicas para organizar a gestão de chamados

Agora que você conheceu um pouco mais sobre a gestão de chamados – e sua necessidade enquanto capaz de gerar a satisfação dos clientes e colaboradores, veja algumas dicas de como organizá-la na sua empresa. São elas:

• Se atente aos indicadores de desempenho: os indicadores de desempenho são formas de estabelecer um valor na execução de alguma atividade empresarial – e, quando aliada com uma gestão de chamados, irá ajudar a estabelecer um ponto de partida para poder tornar o atendimento mais eficiente;
• Automatize o atendimento: uma das melhores maneiras de profissionalizar sua gestão de chamados é através da automação. Através dela, a empresa poderá estabelecer um sistema com a previsibilidade e eficiência necessários para efetuar uma boa chamada;
• Calcule constantemente o TMA: o TMA (Tempo Médio de Atendimento) é uma maneira de estipular o tempo gasto em uma chamada, desde sua abertura até o encerramento – e o primeiro passo para poder reduzir o TMA e torná-lo mais otimizado é por meio de um cálculo que meça o valor atual;
• Mantenha no atendimento colaboradores engajados: como a gestão de chamados lida com outras pessoas, é fundamental ter sempre colaboradores muito engajados no processo – para garantir que a satisfação do cliente seja máxima. Portanto, escolher com cautela quem formará a equipe de atendimento é crucial e faz toda a diferença;
• Utilize uma plataforma de comunicação interna: por fim, não existe forma melhor de tornar o atendimento ainda mais otimizado, profissional, simples e completo do que adotar uma plataforma digital de comunicação interna – ou comumente chamada intranet.

Essas foram as dicas que irão auxiliar a gestão da sua equipe nos chamados – e torná-los muito mais eficientes. Entretanto, para executá-lo de maneira ótima, como citamos no último exemplo, o ideal é executar os chamados através de uma intranet – e a plataforma da MMCafé possui todas as ferramentas que sua equipe precisa.

Veja também: Abertura de Chamados: Por quê e como implementar na empresa em 5 etapas

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