Comunicação é uma ferramenta imprescindível para uma empresa, pois é a base para a manutenção de boas relações e proximidade necessária para fazer um trabalho satisfatório. Nesse texto falaremos dos principais erros na comunicação home office das empresas.

Com a pandemia de Covid-19 , muitas empresas optaram que seus colaboradores trabalhassem na modalidade home office, sem previsão de retorno ao ambiente físico de trabalho. Como já se pode imaginar, essa mudança repentina trouxe consigo dezenas de problemas: Conexão em casa, comunicação, e organização.

Assim, aplicar as melhores técnicas para aumentar a comunicação com o colaborador deixa de ser algo importante para se tornar fundamental, já que a comunicação é o elo principal para que os resultados dos projetos sejam satisfatórios.

8 Erros mais cometidos em Home Office

Por mais que tenha sido a melhor escolha pelo bem dos funcionários da empresa, o home office acaba por afetar na comunicação entre os funcionários da empresa, fato esse que pode trazer problemas de organização e produtividade para a empresa como um todo.

Pensando nos problemas apresentados anteriormente, reunimos os 8 principais erros cometidos que causam ruídos e aumentam o trabalho e a desorganização dentro de uma empresa, e listamos para que você possa identificar:

Entregar ao colaborador arquivos desatualizados ou obsoletos

Além de causar entrega equivocada de arquivos, imagens ou mídias, pode trazer danos à imagem da sua empresa. Afinal, as informações muitas vezes não param dentro da empresa, alcançando clientes e fornecedores.

Para combater esse tipo de erro, a Intranet MMCafé tem ferramentas como o “Versionamento” ou “Histórico automático de versões”, que permite acessar os arquivos atualizados e acompanhar as alterações. Além disso, também é possível controlar a alteração de documentos ou captar informações sobre estas alterações.

Não ter a certeza se a informação enviada foi acessada

Muitos prejuízos são causados quando a informação não chega a tempo ou mesmo quando até chega, mas o colaborador em home office acaba não a acessando, não é mesmo?!

Por esse motivo, a MMCafé entrega funcionalidades como “Notificações” que chamam a atenção do colaborador com alertas para garantir a entrega do conteúdo; “Aceite de termos” que formaliza que o usuário está de acordo com a informação divulgada; “Leitura comprovada” informa que o colaborador acessou a informação, rolando a página para acompanhar o conteúdo; 

Processos não realizados por perda de prazos

Garantir que os processos alinhados sejam cumpridos no prazo correto é super importante e, com a distância, algumas ferramentas se fazem imprescindíveis para impedir falhas. 

Experimente o “Ciclo de revisão” que garante a revisão de materiais, definição de responsáveis e revisão periódica dos processos. Além disso, o recurso “Calendários” te dá a previsibilidade das próximas ações da empresa, alinhando todos na mesma página.

Falta de treinamentos ou acesso às informações em um só local

Políticas, mídias, vídeos, informações devem estar acessíveis a todos, em um só local, para evitar que os colaboradores percam tempo buscando em várias plataformas.

A Intranet MMCafé, por exemplo, oferece “Galeria de arquivos” onde você pode disponibilizar vídeos, arquivos, imagens e o que mais for necessário para que a equipe esteja sempre bem treinada. Além disso, você também conta com o módulo “Glossário” que tira todas as dúvidas que o colaborador possa ter a respeito de algum assunto técnico ou termo específico utilizado pelos demais. 

Você também poderá fazer pesquisas internas, como pesquisas de clima ou mesmo avaliações de desempenho com o módulo “Quiz”, descobrindo pontos fortes e fracos dos conhecimentos dos colaboradores, prevenindo erros de atendimento ou de procedimentos internos.

Perda de tempo na busca por informações

Nosso tempo está a cada dia mais concorrido, escasso e valioso. Por isso, a MMCafé desenvolveu a função “Busca Indexada”, que encontra em segundos a informação que o colaborador precisa, ainda que tal informação esteja dentro de documentos ou arquivos. 

Além disso, também é possível buscar pessoas, ramais, skills ou outra informação relevante que o seu colaborador ou gestor esteja precisando encontrar na base. É tecnologia de primeiro mundo!

Comunicação de via única

Apenas enviar informações e não ter a certeza de como a mesma está sendo recebida e aplicada é algo que pode atrapalhar o desenvolvimento dos projetos internos. É importante dar voz aos colaboradores e compreender como o conteúdo está chegando a eles: se eles estão compreendendo o que está sendo dito, se eles têm dúvidas, se têm sugestões…

Por isso a MMCafé disponibiliza funções como “Feedback de conteúdo” em que o usuário avalia o conteúdo disponibilizado e faz sugestões a partir dele. Além disso, as buscas que não resultam em conteúdo algum são informadas também ao gestor de conteúdo, assim ele poderá compreender possíveis gaps de comunicação. 

Não promover datas importantes e engajamento

O trabalho remoto, por si só, já promove um ambiente de distância entre as pessoas, um problema que pode ser resolvido com as ferramentas certas – e por isso elas estão disponíveis.

A MMCafé disponibiliza alguns recursos como “Aniversariante do dia” para garantir que as felicitações sejam dadas ao colaborador que está fazendo aniversário, assim como também a funcionalidade “Aniversário de empresa” que informa a todos quem está cumprindo mais um ano de colaboração junto ao time.

Não fazer a gestão da comunicação

Reunir e analisar a comunicação, promovendo melhorias, é algo extremamente importante não apenas para o clima de trabalho evoluir, mas também para aproximar pessoas e evitar erros simples que representam queda na produtividade da empresa em geral.

Por isso, a MMCafé oferece “Dashboards” e “Relatórios” para facilitar a vida do gestor, entregando informações relevantes como “Conteúdos acessados e não acessados”, quais pessoas ou áreas estão interagindo mais ou deixando de interagir, quais os assuntos mais buscados e as buscas que não resultaram em conteúdo nenhum, entre outros diversos pontos configuráveis conforme a sua necessidade.

Garanta excelência na comunicação mesmo em tempos de trabalho remoto. Com a Intranet MMCafé você aproxima sua empresa de cada um dos seus colaboradores, aumentando produtividade e garantindo a melhor gestão possível da comunicação interna!

Gostou do artigo?

Esperamos que o artigo tenha te ajudado a identificar e superar os 8 erros de comunicação mais cometidos no modelo home office – e que agora sua gestão não tenha mais esses problemas.

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