Uma das principais dificuldades de uma empresa em expansão é manter a comunicação interna eficiente. Nesse sentido, ter uma ferramenta como a Intranet Corporativa, é a solução. Mas como criar uma Intranet para empresa que seja de fato eficiente?

Em primeiro lugar, vamos falar sobre comunicação. Os setores da empresa devem estar conectados entre si, trabalhando em prol do mesmo objetivo. Porém, conforme as demandas aumentam, a rotina corrida acaba levando a um aumento do nível de desinformação ou dos ruídos de comunicação.

Logo, é dever do setor de Recursos Humanos ou de Comunicação tornar essa dinâmica mais eficiente. Mas como fazer isso? Alguns apostam em palestras, dinâmicas, informativos, etc. Entretanto, ações pontuais não geram tantos resultados se não forem acompanhadas de uma boa estrutura.

Então, é aí que Intranet entra. Afinal, ela funciona como a base da comunicação interna. Em suma, é onde toda a comunicação fica centralizada em um local só. Além disso, um projeto bem implementado traz inúmeros benefícios.

Quer saber como criar uma Intranet para empresa que seja um case de sucesso? Então, leia este artigo até o final e saiba tudo o que você precisa saber para implementar o projeto que irá transformar os resultados da companhia.

O que é e como surgiu a Intranet?

Quando pensamos no que é uma intranet, precisamos voltar ao passado para entendermos os primórdios da internet e sua devida evolução com o passar dos anos.

Ao contrário do que pode parecer, a primeira versão da internet foi, na verdade, uma Intranet. Chamada de ARPAnet, essa primeira versão da internet surgiu em 1969 e tinha como objetivo criar uma rede que fosse capaz de trocar informações de maneira sigilosa entre computadores de instituições militares e universidades nos Estados Unidos.

Com o progresso tecnológico durante os anos seguintes, ter um computador caseiro se tornou cada vez mais uma opção do dia a dia das pessoas. Dessa forma, o acesso a troca de mensagens e informações se tornou uma possibilidade não mais restrita a grandes instituições, mas as pessoas comuns também.

E para que o potencial desses computadores pudesse ser usado da melhor maneira possível, a ideia de transformar a já usada intranet em uma internet, ou seja, aberta e pública, se tornou uma realidade e hoje podemos trocar dados e mensagens livremente com qualquer pessoa ao redor do mundo.

Veja também: Alguns exemplos de Intranet Corporativa e qual é a melhor para a sua empresa

Para quê criar uma Intranet?​

Se a internet é uma evolução mais ampla e completa, então para que criar uma intranet? Responder essa questão, na verdade, é mais simples do que parece.

A intranet, como citamos anteriormente, era e continua a ser uma forma de troca de mensagens entre pessoas e instituições privada. Entretanto, a Intranet não se resume a apenas isso.

Hoje para a maior parte das empresas a Intranet é tão importante quanto o site da empresa, pois é através dela que são comunicadas as principais estratégias, presentes e futuras, para os mais diversos níveis hierárquicos, de forma rápida, barata e eficiente.

O gerenciador de conteúdo dentro de uma Intranet

Um gerenciador de conteúdo para uma Intranet é essencial para o seu sucesso, já que através de CMS é possível descentralizar a geração de conteúdo: cada área pode gerenciar a sua própria necessidade de divulgação de informação e através de um fluxo de trabalho permitir que uma área central valide a linguagem utilizada.

Dessa forma é comum que o conteúdo cresça de forma desequilibrada, uma área pode gerar muito mais conteúdo que outra. Um Arquiteto da Informação pode ajudar no processo de tornar o conteúdo mais acessível.

É comum termos áreas de acesso restrito. Um gerente tem acesso a informações pertinentes ao seu cargo, e o mesmo ocorre para os diretores e presidente da empresa. As melhores Intranets fazem isso de uma forma transparente, sem que o funcionário se sinta menosprezado por não ter acesso a alguma área.

O papel que criar uma intranet pode desempenhar hoje em dia

Com o passar do tempo as Intranets têm crescido tanto quanto os sites das empresas e já demandam sistemas de busca e recuperação de informação tão sofisticados e complexos quanto o papel que o Google desempenha na Internet.

Esses sistemas permitem a indexação de documentos, arquivos, imagens e vídeos, além de trabalhar a relevância e pertinência desses dados dentro do próprio sistema de busca.

Agora que viu o porquê de se criar uma intranet, veja como ter uma de sucesso

O que a Intranet da empresa deve ter antes de criar uma intranet?

Antes de entender melhor como criar uma Intranet para empresa, é preciso também ter em mente quais são os atributos e ferramentas indispensáveis em uma boa Intranet.

Isso porque, hoje em dia, são muitos os fornecedores que criam portais incompletos que consequentemente, não geram bons resultados. Portanto, anote aí:

• Boa Hospedagem: Para que ela seja uma aliada da produtividade da equipe, uma boa hospedagem é fundamental. Afinal, imagine uma ferramenta que apresenta bugs constantemente ou até fique fora do ar. Consequentemente, irá impactar diretamente na rotina da organização;
• Equipe de Suporte: De fato, ainda que com uma hospedagem moderna, a Intranet pode apresentar bugs. Portanto, não basta apenas criar a ferramenta, mas sim, tem um suporte personalizado e disponível para resolvê-los o mais rápido possível;
• Possibilidades de Customização: Como já dito, a Intranet é o ambiente virtual da organização. Logo, ela deve ser personalizada e ter as características da empresa. De fato, a customização faz toda a diferença no engajamento com a ferramenta;
• Ferramentas para processos internos: Além disso, a Intranet deve ser o canal direto da empresa com seus funcionários. Logo, preencher formulários, abrir chamados internos, realizar pesquisa de clima organizacional, são alguns exemplos de processos internos que a Intranet Corporativa deve otimizar;
• Compatibilidade com a LGPD: Em suma, o não cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais pode gerar punições que vão desde advertências e bloqueios, até multas que podem chegar a R$ 50 milhões. Logo, não é exagero lembrar da importância de uma Intranet 100% alinhada com a LGPD;
• Integração de equipes à distância: Em geral, as empresas enfrentam o grande desafio de integrar equipes em diferentes modelos de trabalho, sejam eles home office, híbrido, presencial ou até o teletrabalho. Então, criar uma intranet que seja uma ferramenta adaptada e que ofereça boa experiência mobile faz toda a diferença;
• Segmentação de Conteúdo: Para garantir que todos utilizem a ferramenta, seus usuários precisam estar confortáveis em compartilhar as informações por lá. Portanto, segmentar o conteúdo através de perfis de acesso, sejam eles área, projeto, cargo, etc., permite que as informações fiquem organizadas e restritas apenas aos usuários que possuem permissão de acessá-las;
• Geração de Relatórios: Através deste recurso é possível mensurar os resultados, encontrar oportunidades de melhoria e além de tudo, gerar relatórios das ações que acontecem dentro da plataforma, tais como: leitura de comunicados, tempo de respostas, interações, etc;
• Interatividade: Não há nada mais eficaz para gerar engajamento e aproximação dos pares do que permitir que eles compartilhem interesses em comum. Logo, a possibilidade de interagir através de uma rede social corporativa é muito saudável para gerar relações mais sólidas.

Acima de tudo, a segurança das informações é de suma importância. Tanto para os colaboradores, quanto para a empresa, o espaço deve ser confiável e totalmente seguro contra invasões e perda de dados.

Como criar uma Intranet para a empresa?

Em primeiro lugar, é preciso entender o momento atual da empresa, quais suas demandas e necessidades e acima de tudo, quais são os maiores desafios da comunicação interna. A partir dessa análise, fica fácil criar um projeto compatível com a realidade do negócio.

Em segundo lugar, na hora de pensar em como criar uma Intranet para a empresa, é comum surgir a dúvida de qual sistema utilizar. Porém, vale ressaltar que apesar de ser um detalhe importante, a Intranet não se limita apenas ao seu sistema.

Em terceiro lugar, saiba que independentemente de se tratar de uma empresa grande ou pequena, é possível ter uma Intranet Segura, Personalizada e Moderna para a sua empresa. De fato, o investimento irá variar de acordo com o tipo de projeto e fornecedor escolhido para criar uma intranet ideal.

Vale a pena criar uma intranet?

Enfim, talvez você esteja se perguntando se criar uma intranet para a empresa de fato valerá todo o esforço. No caso do sistema MMCafé, são inúmeros os benefícios relatados por empresas que criaram a Intranet:

• Fortalecimento da cultura da organização;
• Identificação rápida de gargalos de comunicação;
• Comunicação mais eficiente;
• Facilidade na Gestão de Tarefas;
• Aumento da produtividade;
• Diminuição na rotatividade (turnover) de funcionários;
• Bom custo benefício, geração de economia de tempo e recursos;
• Maior integração de colaboradores em modelo home office ou híbrido.

Acima de tudo, mais do que criar uma Intranet, essas empresas contaram com o apoio da MMCafé para desenvolver um Digital Workplace personalizado e conectado com as necessidades específicas do seu negócio.

Além disso, elas também receberam um treinamento por nossa equipe de especialistas e, em pouco tempo, todos os seus colaboradores já estavam totalmente integrados com a plataforma intuitiva, avançando rapidamente em seus graus de maturidade.

Criar uma intranet de sucesso é possível com a MMCafé!

Por fim, a maioria dos nossos clientes nos procuram sem saber como criar uma intranet para empresa. A MMCafé possui especialistas prontos para guiá-lo no processo de análise, descoberta e criação de um projeto que seja perfeito para cada negócio. Até porque temos diversos cases de sucesso, em diferentes segmentos, para compartilhar e fazer um benchmarking com sua equipe.

Seja uma Intranet Corporativa ou uma Intranet para Call Center, a MMCafé já desenvolveu mais de 500 projetos em diversos segmentos e inclusive, já foi eleita duas vezes como a Melhor Intranet do Brasil pelo IPP.

Com um sistema de hospedagem moderno, eficiente e seguro, aliás o mesmo utilizado por empresas como NuBank, RD Station e Shopify e Ifood, nós garantimos todos os atributos indispensáveis para uma Intranet com mais de 100 diferentes funções e além disso, módulos que podem ser agregados para potencializar o projeto.

Portanto, garantimos a você uma excelente experiência com a Intranet MMCafé, com soluções de alto valor agregado, que geram resultados para a companhia. Fale com os nossos especialistas e solicite uma demonstração gratuita para a sua empresa.

Perguntas frequentes

Esperamos que o conteúdo acima tenha atendido suas dúvidas sobre como criar uma intranet de qualidade. Deixamos também algumas das perguntas mais frequentes relacionadas ao tema. Veja também: