Um local de trabalho digital (digital Workplace) é um ambiente online onde empresa e colaboradores compartilham documentos, processos, políticas, treinamentos e outros itens importantes para tornar eficiente a comunicação interna.

Até pouco tempo atrás, o termo “local de trabalho” se referia principalmente a um espaço físico onde os funcionários se dirigiam para trabalhar – muito por conta da impossibilidade das tarefas corporativas serem realizadas fora do espaço físico da companhia.

Atualmente esse termo passou a ser mais conceitual, pois agora representa também ambientes que fornecem acesso instantâneo a tudo o que as pessoas precisam para trabalhar, ainda que sejam locais online.

A transformação digital no mundo de hoje

Com a transformação digital cada vez mais presente , sabemos que o ambiente de trabalho online é mais do que uma mudança na mentalidade de uma organização, é uma mudança de cultura. É uma validação de que hoje trabalhamos de uma forma totalmente diferente, uma diferença impulsionada pela evolução das tecnologias (digitais).

O trabalho não é mais um lugar para onde vamos, é um evento que independe de localização e que acontece a qualquer hora do dia, utilizando qualquer dispositivo conectado. O local de trabalho digital trata de como a tecnologia está transformando o tipo de atividade que os colaboradores realizam, bem como onde e como o trabalho é realizado.

Pode ser dependente de um ou mais softwares, mas deve ser apoiado por pessoas e processos aprimorados, além de ser regido por um conjunto de políticas e procedimentos – para garantir que ele será utilizado da melhor maneira possível.

O QUE NÃO É UM DIGITAL WORKPLACE

Um digital workplace não é aplicável exclusivamente a um tipo de segmento ou área específica de trabalho. Na verdade, o componente digital permite que qualquer funcionário, de qualquer organização, faça suas atividades de maneira mais ágil e organizada.

Por exemplo, garçons de um restaurante usam smartphones para processar pedidos e pagamentos; médicos usam iPads para fazer anotações e redigir receitas; funcionários do varejo precisam pesquisar o estoque; juízes precisam revisar as transcrições digitais. Se limitássemos a definição apenas aos locais que usam tecnologia, então todos esses exemplos seriam locais de trabalho digitais.

Digital Workplace também não é algo que se possa comprar. Aqueles que procuram um local de trabalho digital pronto na Amazon, por exemplo, não terão sorte. Portanto, você (enquanto colaborador) deverá desenvolver um digital workplace para a sua empresa, contratando softwares adequados e possibilitando que um (ou mais) profissional(is) dedique(m) algumas de suas horas de trabalho para que esse ambiente aconteça.

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BENEFÍCIOS DE UM DIGITAL WORKPLACE

Quando executado corretamente, o digital workplace melhora cada vez mais – e isso inclui uma série de benefícios, como a interação direta entre colaboradores e equipes, o envolvimento dos funcionários com a empresa, a experiência digital do funcionário, melhorando sua produtividade e ajuda a melhorar o clima organizacional.

Além disso, um digital workplace oferece todas as ferramentas de que os funcionários precisam para realizar suas tarefas, como reservar salas de reuniões ou equipamentos, controlar calendários, treinar e capacitar os colaboradores, acessar arquivos e documentos corretos, manter todos atualizados sobre comunicados, processos e políticas internas.

Tudo pode acontecer sem atrito ou ruído de informação no ambiente digital! Outro benefício que o digital workplace traz é que ele também é um coletor inerente de dados. Ele pode, e deve, fazer uso constante dos dados coletados para entregar resultados mensuráveis.

Criar um Digital Workplace eficaz pode ser um desafio para muitas empresas. No entanto, quanto mais cedo começarem esse processo, mais fácil será e melhores resultados serão alcançados. As empresas que escolhem essa evolução estão melhor posicionadas nas áreas de inovação, produtividade e colaboração, além de também melhor atenderem as necessidades de seus funcionários.

O papel da liderança na implementação e gestão de um Digital Workplace

A implementação e gestão de um Digital Workplace é um processo complexo que envolve mudanças na cultura organizacional, processos internos e na forma como os colaboradores trabalham. Nesse contexto, a liderança tem um papel fundamental para garantir o sucesso desse projeto.

Primeiramente, os líderes devem estar cientes dos benefícios que podem ser alcançados para a empresa, como o aumento da produtividade, eficiência e flexibilidade no trabalho. É importante que eles estejam comprometidos com o projeto e sejam capazes de transmitir a importância desse investimento para toda a equipe.

Devem ser capazes de identificar as necessidades da equipe em relação às ferramentas e tecnologias que serão utilizadas no Digital Workplace. Estar dispostos a ouvir feedbacks e sugestões dos colaboradores para garantir que o ambiente de trabalho digital atenda às necessidades de todos.

A liderança também tem a responsabilidade de garantir que todos os colaboradores sejam treinados e capacitados para utilizar as ferramentas. É importante que a equipe esteja preparada para lidar com as mudanças e que sejam oferecidos treinamentos adequados para que possam utilizar as ferramentas de forma eficiente e produtiva.

Por fim, é importante frisar que a implementação de um Digital Workplace não é um processo único e pode exigir adaptações ao longo do tempo para garantir sua efetividade e sucesso na empresa.

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Além disso, locais de trabalho digitais bem executados ajudam as organizações a atraírem funcionários certos, mantendo-se competitivas em um mundo com altíssima e crescente presença digital – o que faz toda a diferença no mundo em que vivemos hoje.

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