Arquitetura da Informação é um dos conceitos mais importantes de UX, porém a definição de Arquitetura da Informação não é algo muito simples. Por isso, vamos iniciar trazendo alguns exemplos cotidianos para introduzir o assunto: 

Estamos acostumados a consumir dezenas de conteúdos diariamente, pesquisando sobre coisas corriqueiras ou informações complexas, com finalidades diferentes. Na maioria dos casos encontramos exatamente o que queremos, certo? 

Não é uma coincidência as informações estarem exatamente onde deveriam estar. Na verdade, isso é resultado de uma densa pesquisa e testes, focados inteiramente na melhor experiência possível do usuário, que é o objetivo principal da Arquitetura da Informação.

Mas antes, para entender a Arquitetura da Informação de uma intranet, primeiro é importante compreender o que é uma intranet -uma vez que, sem essa base, se torna impossível enxergar a importância da arquitetura da informação que um software desses possui.

O que é uma intranet?

A melhor definição para esse tipo de software de comunicação interna é a ideia de comparar o funcionamento deste com a maneira que a internet funciona, já que além do protocolo de comunicação utilizado em ambas as tecnologias ser o mesmo, o funcionamento é extremamente semelhante.

Imagine que você tem uma internet de uso exclusivo seu e de seus colaboradores, pessoas de fora só podem acessá-la com devida autorização. Nessa rede privada, as informações mais importantes para a tomada de decisões, criação de projetos e finalização de tarefas estão disponíveis de maneira fácil e sem burocracias. 

O resultado dessa internet de uso exclusivo da empresa, é que os processos são otimizados, a comunicação é aprimorada e o desempenho elevado para outro patamar, isso tudo que foi descrito, é exatamente o que uma intranet bem implementada e construída faz na sua empresa.

Agora que você compreendeu um pouco mais sobre o que é uma intranet e o como ela funciona, podemos ir direto ao ponto e entender: o que é a arquitetura da informação?

Leia também: Entenda o que é Intranet e as suas vantagens!

O que é Arquitetura da Informação?

O Instituto de Arquitetura da Informação (Information Architecture Institute), que se dedica ao ensino e propagação das estratégias de IA, estabeleceu uma definição sobre o que consiste a prática: 

“A arquitetura da informação é a prática de decidir como organizar as partes de algo para se tornar compreensível.” Logo, a principal função da IA é apresentar, de acordo com o público alvo, a melhor maneira de transmitir aquela informação que o usuário procura, com o menor esforço possível.

Mas como esse trabalho é feito? Todo profissional da Arquitetura da Informação deve considerar esses três tópicos antes de desenvolver a sua estratégia – de forma assertiva – de UX. São eles: 

• Os objetivos da empresa;
• Os objetivos dos usuários;
• Definir o conteúdo. 

Com essas informações em mãos, o profissional tem tudo o que precisa para aplicar a Arquitetura da Informação na UX (User Experience) da plataforma. Entenda o que cada item da lista acima significa e porque elas são essenciais para aplicar a Arquitetura da Informação na sua plataforma de comunicação interna: 

Para determinar os objetivos da empresa ao solicitar a criação de IA, você pode se perguntar duas coisas: por que você deseja fazer isso e também o que deseja alcançar com isso? Responder essas perguntas irá auxiliar o mapeamento e layout da plataforma.

Veja também: Como aumentar a produtividade no trabalho da sua equipe

Os objetivos dos usuários

Siga as boas práticas de UX e conduza entrevistas com os colaboradores, crie personas e cenários para responder poder ter a possibilidade de responder as seguinte perguntas:

• O que esses usuários farão na plataforma?
• Quais são seus objetivos?

Encontre junto com seus colaboradores os melhores e os piores cenários e pense em como estabelecer o primeiro e como evitar o último. Se já houver conteúdo na sua plataforma, examine-o primeiro e decida o que manter e o que se livrar. Se a plataforma for nova, comece do zero. 

Com esses três tópicos definidos e organizados, um bom profissional terá todo o necessário em mãos para criar uma plataforma com Arquitetura da Informação Inteligente e bem estruturada. 

A importância de uma arquitetura da Informação bem estruturada

Sem uma Arquitetura da Informação bem estruturada sua plataforma pode se tornar um verdadeiro obstáculo para seu colaborador. Imagine um funcionário na linha, atendendo um cliente, diante de uma situação em que ele precise resolver um assunto o qual não possui muita familiaridade. Agora imagine este cenário diante de uma plataforma mal desenvolvida e sem um trabalho inteligente de IA. 

O TMO (tempo médio de operação) do seu colaborador vai ser exorbitante e ainda há o risco de não conseguir auxiliar o consumidor de uma maneira rápida e eficiente, o que abrirá espaço para avaliações ruins que poderão manchar o nome da empresa e afastar potenciais clientes. 

Agora, se o seu colaborador tiver acesso a uma plataforma otimizada para Arquitetura da Informação com funcionalidades como a Busca Indexada, que permite que ele encontre rapidamente a informação que precisa (inclusive documentos), seu atendimento seria muito mais rápido e eficaz. 

Esse é um exemplo mais simples de como a IA pode facilitar o acesso à informação na sua rede Intranet, mas existem muitas outras funções nas quais esse serviço pode ser utilizado na plataforma MMCafé.

Leia também O que é intranet e para que serve?

Os componentes da arquitetura da informação 

Após essa definição do que é intranet, o restante do artigo irá mergulhar nos componentes que fazem parte da construção da arquitetura da informação dentro de uma intranet.

Além disso, também veremos como cada um deles é essencial para o funcionamento desse software – e entender isso faz toda a diferença para inserir a arquitetura da informação de maneira assertiva na empresa.

Sistema de organização

Esse sistema da Arquitetura da Informação é o responsável por organizar todas as informações que estão disponíveis na intranet. Levando em consideração as características particulares da interface, as informações então são ordenadas e classificadas, pensando já nos setores primordiais com sistemas de taxonomia (nomenclaturas, vocabulário controlado e termos adequados) com consistência vocal.

É por esse motivo, que é realizado um teste que busca identificar se o usuário é capaz de se guiar pelas diversas categorias pela taxonomia, criando então um perfil mental desse indivíduo em questão.

Sistema de Navegação 

Nesse sistema, é onde ocorre a distribuição de conteúdos e funcionalidades dentro dos fluxos da interface, possibilitando a criação de um sistema de localização, que auxilie o usuário a não se perder enquanto está navegando pelo site.

Para tornar a navegação e efetuação das atividades em algo satisfatório, é interessante criar links por meio de hipertexto, para que o usuário enxergue de forma clara e fácil os caminhos necessários para chegar no seu destino, otimizando todo o processo.

Sistema de Rotulação 

Nesse sistema que se define como os conteúdos vão ser representados no software. Os signos são utilizados para sinalizar os conteúdos, criando dessa forma uma comunicação efetiva entre os conteúdos e os usuário.

É apenas através dessa representatividade de signos em relação ao conteúdo, que se torna possível a compreensão do usuário com que está sendo passado diante de seus olhos em relação a proposta da intranet.

Sistema de Busca 

São respostas dadas às dúvidas dos usuários, quando o assunto possuí conteúdos com quantidades avassaladoras, é muito importante que exista um sistema de busca, para que agilize a pesquisa quando o usuário tiver algum questionamento meio a navegação. 

O sistema de busca é o responsável por responder as dúvidas dos usuários, por exemplo, quando estamos falando de conteúdos em grande quantidade, é de suma importância que exista um sistema desses, para que quando o usuário tenha alguma uma dúvida meio a navegação, ele possa buscar as respostas necessárias para as dúvidas de forma rápida e eficaz. 

Leia também: Como a Arquitetura da Informação atua para o sucesso do seu Atendimento!

Como a base de conhecimento da MMCafé pode te auxiliar com a arquitetura da informações?

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