Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas precisam garantir que todas as informações trocadas entre seus colaboradores e equipes sejam seguras e estejam de acordo com as normas estabelecidas pela legislação.

Para isso, a intranet pode ser uma ferramenta valiosa, pois oferece recursos que permitem a troca segura de informações, como o e-mail corporativo, que garante que as mensagens enviadas e recebidas estejam criptografadas e protegidas de invasões ou vazamentos.

Empresas que não seguirem a legislação já podem sofrer punições como advertências, bloqueios e multas de até R$ 50 milhões.

Além disso, na prática, o que efetivamente muda? Relacionamos os principais pontos que você precisa saber e novidades que vão beneficiar a sua empresa. Acompanhe a seguir os detalhes sobre esse assunto e a sua importância na comunicação 9interna das empresas.

Por que preciso dar atenção à LGPD na empresa?

A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor e traz com ela multas que variam de 2% do faturamento bruto até R$50 milhões (por infração), previstas no caso de descumprimento de qualquer um dos artigos.

Sendo assim, todas as empresas, independente da quantidade de funcionários e faturamentos, devem estar preparadas, proporcionando assim o cuidado, regulamento e devida preservação dos dados das pessoas.

Uma empresa poderia, por exemplo, ser multada porque um funcionário deixou um formulário com os dados de um candidato não contratado ao alcance de terceiros. Como um currículo normalmente contém dados pessoais (como data de nascimento, gênero, telefone e endereço), deve ser tratado como um documento sigiloso.

O que preciso fazer?

O exemplo acima ilustra uma situação de guarda e controle do acesso a informações como ocorre no mundo offline, mas essa é uma necessidade que ocorre no universo digital também.

Embora seja essencial trabalhar com sistemas que protegem os dados, também é preciso estabelecer uma cultura de cuidado e respeito com os dados privados coletados, evitando que as informações sejam expostas a terceiros, como outras empresas desconhecidas pelo proprietário destes dados.

É essencial que as empresas estabeleçam uma cultura de cuidado e respeito com as informações privadas coletadas. Isso significa garantir que todos os colaboradores da empresa estejam cientes das normas e procedimentos para a proteção de dados e saibam como lidar com informações sensíveis.

Uma cultura de cuidado e respeito com os dados privados também envolve evitar que as informações sejam expostas a terceiros, especialmente a outras empresas desconhecidas pelo proprietário dos dados. Isso pode ser alcançado por meio da adoção de políticas claras de privacidade e segurança de dados, que informem aos clientes e colaboradores quais informações estão sendo coletadas, como elas são armazenadas e quem pode acessá-las.

Garanta que todos os colaboradores da empresa estejam capacitados para lidar com informações sensíveis e saibam como protegê-las adequadamente. Isso pode ser feito por meio de treinamentos regulares sobre segurança de dados e privacidade, que ajudem a conscientizar os colaboradores sobre a importância de proteger as informações privadas da empresa e dos clientes.

A importância da capacitação

Assim, além de adequar o site, extranet e intranet da sua empresa, é importante capacitar e informar a todos sobre a abrangência e cuidados que devem ter com as informações pessoais dos seus clientes e colaboradores conforma a LGPD.

Outra questão importante é manter o proprietário dos dados informado de forma clara e simples sobre o uso e possível compartilhamento de informações que a sua empresa pode vir a fazer com os seus dados.

O “proprietário” deve concordar com este uso, e mesmo assim, ele terá direito a:

• Revogar o seu acesso aos seus dados (direito ao esquecimento);
• Saber todos os dados que a sua empresa possui sobre ele;
• Obter estes dados;
• Saber caso os seus dados tenham “vazado” por algum incidente de segurança, seja física ou digitalmente;
• Entre outros pontos.

A LGPD estabelece regras rigorosas para a coleta, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais, e as empresas que não cumprirem essas normas podem ser penalizadas com multas e outras sanções. Por isso, é fundamental que as empresas estejam atentas às exigências da legislação e adotem medidas de segurança adequadas para proteger as informações de seus colaboradores e clientes.

Pensando neste cenário, para auxiliar a sua empresa no processo de adequação à LGPD, a MMCafé implementou uma ferramenta altamente confiável que tem como um de seus objetivos evitar vazamentos ou compartilhamentos indevidos de dados internos.

Essa plataforma permite a criação de cursos, treinamentos, verificação de procedimentos e é totalmente atualizada em cumprimento à Lei 13.709/18.

Veja também: Como criar uma intranet de sucesso dentro das normas da LPGD

Tenha os recursos que precisa com a MMCafé!

Uma plataforma de comunicação interna pode incluir recursos como o armazenamento em nuvem e o compartilhamento de arquivos, que permitem que os colaboradores troquem informações de forma segura e dentro das normas da LGPD.

Com esses recursos, é possível garantir que os dados da empresa estejam protegidos e acessíveis apenas por quem tem permissão para acessá-los. Veja como a LGPD é importante:

• Composição personalizada de “Termo de coleta e utilização de dados” e apresentação deste termo aos colaboradores;
• Armazenamento dos aceites de termos, com riqueza de detalhes a respeito do colaborador e do contexto desses aceites;
• Versionamento automático dos termos, com reapresentação do mesmo para 100% da base;
• Variedade de relatórios para que o colaborador tenha ciência de todos os dados que estão sendo armazenados a seu respeito dentro da plataforma;
• Treinamentos e verificação de aprendizado: conte com a plataforma da MMCafé para treinar seu time a respeito da aplicação da LGPD na sua empresa;

Além disso, a MMCafé tem outras funcionalidades que ajudam a garantir a segurança dos colaboradores e dos dados armazenados na plataforma, como:

• Coleta de dados seguida de identificação do porquê, para quê, onde serão necessários e se serão (ou com quem serão) compartilhados;
• Política de Segurança da Informação;
• Leitura comprovada e aceite de termos: obtenha registros que comprovam o conteúdo acessado por cada colaborador conforme movimento da barra de rolagem ou o clique que registra o aceite de termos;
• Gamificação para envolver os funcionários, aumentando o engajamento e melhorando a performance das equipes nos projetos da empresa;
• Mais de 90 funcionalidades para comunicação, produtividade e colaboração em uma ferramenta que integra aos demais sistemas da sua empresa para que seus colaboradores acessem tudo o que precisam a partir de uma só interface!

Quer saber mais sobre como a MMCafé garante um sistema de comunicação interna totalmente adequado à LGPD? Clique aqui para solicitar que um de nossos especialistas entre em contato.