A aplicação de uma auditoria interna é necessária quando os meios pelos quais uma companhia utiliza para gerir e administrar os procedimentos de trabalho dos seus colaboradores está defasada e não consegue mais atingir significativamente o resultado esperado.

Toda empresa estabelece métodos e mecanismos para a execução do trabalho de seus colaboradores, feitos exclusivamente com o propósito de potencializar determinada função e torná-la ainda mais eficiente. 

Porém, às vezes, a sua revisão é extremamente necessária caso a empresa queira maximizar seus resultados e otimizar todos os processos. É neste momento que entra a auditoria interna.

O que é uma auditoria interna?

A auditoria interna é pode ser definida – de maneira resumida, mas eficiente – como um mecanismo de análise, revisão, crítica e correção das funções administrativas de uma empresa.

Em outras palavras, uma auditoria interna confere como uma companhia funciona, com o objetivo de gerar soluções para corrigir, anular ou atualizar os métodos usados pela empresa para administrar seus colaboradores.

Entenda: Como a intranet pode ajudar na sua empresa!

Entenda o seu passo a passo 

Uma auditoria interna bem feita e com capacidade de cumprir com o seu objetivo necessita de um método para a sua aplicabilidade. Portanto, as etapas para a sua realização consistem em:

• Estabelecer quais são os objetivos da auditoria;
• Elaborar um plano de análise e estabelecer um cronograma de ação;
• Coletar dados e informações sobre a área específica;
• Analisar as informações e identificar falhas;
• Criar um relatório detalhado dos erros e soluções.

A aplicação de uma auditoria interna que siga protocolos sérios e meticulosos são extremamente eficazes na identificação dos problemas, falhas de comunicação e no fornecimento de possíveis práticas para solucionar as imperfeições.

O que é preciso para realizar uma auditoria completa e eficaz

Como mencionamos acima, uma auditoria interna competente e eficaz se utiliza de uma série de etapas para atingir resultados significativos – e isso passa por um esforço da gestão em compreender os desafios.

Porém, para além de um bom método, a auditoria interna de qualidade necessita de ferramentas e ideias modernas se pretende cumprir com seus objetivos. Para isso, uma auditoria interna inteligente conta com alguns mecanismos:

Automatização 

Os processos de automação têm como objetivo integrar a empresa a um sistema digital inteligente e funcional, que funcione como um mecanismo de autocorreção dos processos administrativos dentro da empresa.

Portanto, a aplicação de ferramentas modernas (como a automação robótica, cognitiva e inteligência artificial) é necessária para que toda a companhia se atualize e aumente a eficiência do processo de auditoria interna. 

Os benefícios de uma automatização moderna e inteligente permitem à empresa realizar mais auditorias individuais com seus colaboradores, realizar questionários, gerir a capacidade de trabalho, tudo isso de maneira muito mais prática e ágil, por se integrar a um sistema digital de fácil acesso e longo alcance.

Organização 

Como citamos acima, a organização de um método, disciplina na aplicação e métricas atualizadas e eficazes são meios indispensáveis para se ter uma auditoria interna de qualidade e excelência.

Quando a auditoria de uma empresa é feita de maneira arbitrária e desconexa, sem a utilização de mecanismos práticos e comprovadamente funcionais, a coleta de informações e sua posterior análise se tornam pobres e sem conteúdo. Ou seja, a capacidade de identificar falhas e suas possíveis soluções fica prejudicada.

Portanto, uma auditoria interna inteligente se utiliza do que há de mais atualizado no mercado para implementar ações efetivas e que realmente façam a diferença na gestão dos colaboradores e de todo o aparato administrativo de uma empresa.

Comunicação 

A palavra “comunicação” vem do latim communicare, que significa “tornar comum”, ou seja, para que você consiga transmitir uma informação que seja compreendida da melhor maneira possível pelo interlocutor, é necessário que sua comunicação não apenas compreenda o universo da pessoa com quem você quer se comunicar, mas que seja também prática e simples de entender.

A comunicação inteligente é uma das soluções de uma auditoria interna eficaz. Através de sistemas integrados e digitais e plataformas simples e intuitivas, um colaborador conseguirá acessar as informações necessárias para aprimorar seu trabalho de forma muito mais direta e fácil. Dessa forma, ele entenderá mais do processo de sua função e a exercerá com mais qualidade e produtividade.

Descubra os benefícios de uma ferramenta de comunicação inteligente

Como fazer processos de auditoria interna mais facilmente? 

Todos os mecanismos e ferramentas mencionados anteriormente são extremamente necessários e devem ser sempre utilizados na aplicação de uma auditoria interna decente.

Entretanto, uma boa auditoria moderna e digital ficaria incompleta se a utilização de uma base de conhecimento não fizesse parte dela – e é sobre isso que veremos agora.

O que é uma base de conhecimento? 

Como o próprio nome sugere, uma base de conhecimento é um conjunto de informações, dados e conteúdo específico e técnico e centralizados em um único lugar. 

Quando uma auditoria interna integral e digital insere uma base de conhecimento no seu sistema, todos os colaboradores terão acesso a inúmeros conteúdos e material de qualidade voltados justamente para a sua área de trabalho, sem a necessidade dos mesmos de precisar perder tempo na busca dessas informações.

Com isso, a empresa ajuda a capacitar seus colaboradores, o que os torna mais preparados para exercerem sua função com cada vez mais eficiência e produtividade.

Veja também: 8 Dicas para criar uma base de conhecimento na sua empresa

Como a base de conhecimento da MMCafé pode te ajudar nos processos de auditoria 

Através da base de conhecimento fornecido pela MMCafé, empresa referência em intranet no Brasil e eleita por 2 anos consecutivos como a melhor do país, você terá tudo o que é necessário para tornar seus funcionários mais experientes e potencializar a capacidade deles ao máximo!

Para isso, a Intranet Corporativa da MMCafé utiliza diversas funcionalidades – mais de 100! – para tornar a atividade do trabalho mais eficiente e funcional possível! Algumas dessas funcionalidades são:

Dashboards 

Por meio do dashboard intuitivo da MMCafé, você terá acesso total a todas as informações técnicas, indicadores e métricas coletadas pelos usuários da plataforma. Deste modo, você terá uma página completa que indicará:

• Quem acessou (ou não acessou) determinado conteúdo, 
• Uma aba com as páginas mais acessadas;
• Quantos usuários acessaram determinada página;
• Usuários online no momento;
• Quantos colaboradores estão ativos, ou seja, que recorrentemente utilizam a plataforma.

Com um dashboard prático e inteligente, é possível tomar um conhecimento mais aprofundado da sua equipe e companhia, a eficácia de cada área e ter as informações necessárias para focar em aprimorar determinado setor!

Chamados Internos 

Através do módulo de Chamados Internos da MMCafé, o colaborador terá acesso a uma área de comunicação que lhe permita contribuir com sugestões, fazer críticas e elogios a determinadas funções da empresa, o que ajuda a identificar problemas e geri-los da melhor maneira possível. A área de Chamados Internos dá a oportunidade ao usuário de solicitar quatro tipos de atendimentos. São eles:

• Chamados de Recursos Humanos: É nessa categoria que o colaborador pode encaminhar algum problema específico que deseja solucionar;
• Solicitação de Benefícios: O colaborador pode solicitar a um ou mais benefícios distribuídos pela empresa, como plano de saúde, vale refeição, vale alimentação, entre outros;
• Solicitação de Matrícula – MMUniversidade (In-house Academy): Nessa aba o colaborador pode se matricular na universidade da MMCafé, que disponibiliza cursos profissionalizantes, desde básicos até avançados para melhor capacitar seus colaboradores e maximizar sua produtividade;
• Solicitação de Reembolso: Nesta aba, o colaborador pode solicitar um reembolso devido a necessidade de ausência na empresa, seja por atividade acadêmica ou prática esportiva.

Com a voz do colaborador ouvida e considerada, a relação entre a alta liderança se torna mais íntima e, dessa forma, o funcionário sente que sua participação na empresa é importante, o que o deixa cada vez mais motivado e engajado!

LGPD 

A plataforma da MMCafé, além de comprovadamente eficaz na melhoria dos indicadores de performance, fornece uma coleta de dados dentro das normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

Dessa forma, você garante que sua empresa tenha acesso às informações necessárias para maximizar seu potencial dentro dos limites estabelecidos pela lei, ou seja, de forma ética e moral.

Gestão de usuários 

Através da ferramenta de gestão de usuários da MMCafé, é possível que você tenha controle total sobre os usuários, ou seja, com a liberdade de determinar permissões exclusivas para determinado colaborador dentro da plataforma.

Há também a personalização da página principal do colaborador pelo sistema MMPublish da MMCafé. Com ele, o usuário é identificado de maneira individual e sua página principal é formatada de acordo com a sua demanda específica.

Relatórios 

Pela página de relatórios fornecida pela plataforma da MMCafé, é possível ter acesso às informações técnicas, números e dados coletados pelo sistema integral. 

Com os Relatórios, a gestão terá o controle dos dados sobre seus colaboradores, de maneira automatizada e fácil de ser acessada, o que otimiza o tempo gasto com uma coleta manual, por exemplo. Desse modo, a empresa conseguirá ter acesso às informações necessárias para evoluir a gestão administrativa e tornar a sua equipe mais eficiente.

Aceite de termos 

Com o aceite de termos, sua empresa terá controle direto sobre o conteúdo. Através desta ferramenta, você saberá se o colaborador aceitou os termos do conteúdo e consequentemente se o acessou.

Deste modo, a gestão da sua companhia irá garantir que a vistoria dos seus colaboradores seja ainda mais eficiente e comprometida com o processo de auditoria interna entre os colaboradores.

Fluxo de atendimento

Com essa ferramenta, a gestão terá a ferramenta correta para poder agilizar o sistema de atendimento, com uma estrutura dinâmica que simplifica o caminho entre o problema e a solução em uma auditoria interna.

Através do fluxo de atendimento, o usuário que tiver um problema será guiado a uma página que sugere opções para o determinado problema, de maneira geral; na medida em que o usuário progride nas etapas, as opções tornam-se mais específicas, até que se chegue exatamente no problema que o colaborador possui. Tudo isso através da própria estrutura do sistema, ou seja, 100% automatizado.

Deste modo, o fluxo de atendimento consegue concentrar os problemas através de etapas pré-determinadas e simples de serem solucionadas e concluídas pelo colaborador!

Segmentação de conteúdo

Essa funcionalidade permite que a gestão libere acessos específicos à colaboradores como também permite remover a permissão à determinados conteúdos. Assim, a empresa conseguirá direcionar o conteúdo certo para o colaborador certo, o que evita o tempo gasto dentro da plataforma pelos usuários.

Mais uma das diversas ferramentas da MMCafé que otimiza o tempo de trabalho de todos os colaboradores da empresa ajuda no processo de maximização da produtividade!

Ciclo de revisão

No Ciclo de Revisão, a ferramenta destina o que cada cargo estará responsável por revisar, o que permite uma maior otimização do tempo ao direcionar conteúdos específicos para colaboradores capacitados para aquela determinada área. 

O sistema também inclui a ferramenta de notificação, para manter o colaborador sempre ciente e atento ao trabalho pelo qual ele precisa fazer. Ou seja, o Ciclo de Revisão garante mais foco em resolver o problema, além de direcioná-lo exatamente para aquele colaborador mais capacitado. Tempo otimizado e produtividade aumentada!

Acessado/Não acessado

Essa funcionalidade permite com que a gestão saiba exatamente quem acessou determinado conteúdo, da mesma forma como permite ver quem não acessou determinado material.

Assim, ela mantém o controle dos funcionários, têm acesso aos conteúdos que foram mais relevantes aos colaboradores, quais deles mais impactaram e quais não impactaram. Com isso, a gestão poderá direcionar mais de um determinado conteúdo relevante e menos de outros menos relevantes!

Conheça a base de conhecimento da MMCafé e se surpreenda com os resultados!

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