A principal maneira de tornar o engajamento dos usuários da sua intranet muito mais assertivos, é necessário aprender como uma plataforma de comunicação interna funciona e quais são as melhores ferramentas disponíveis no mercado para maximizar a relação entre os colaboradores.

Ter a plena consciência da capacidade e possibilidade da uma intranet é essencial. Entender como utilizá-la da melhor maneira possível e saber explorar suas ferramentas é essencial e pode tornar o tempo muito mais otimizado, além de aumentar a motivação dos colaboradores e aumentar a produtividade.

Curioso para saber como aumentar o engajamento dos usuários na sua intranet? Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre como uma plataforma de comunicação interna funciona e como aumentar, de fato, o engajamento dos usuários, com as ferramentas e funcionalidades feitas para isso.

Como uma intranet funciona

Entender o funcionamento de uma intranet é o primeiro passo para compreender como fazê-la funcionar na maior capacidade possível. Para isso, precisamos voltar nos primórdios de seu nascimento, compreender qual era o seu propósito inicial e aprender a lidar com o mecanismo como um todo. Governos sempre buscaram maneiras de transmitir e trocar informações de maneira sigilosa, para evitar que documentos secretos caíssem em mãos erradas.

Para atingir esse objetivo, várias ferramentas foram desenvolvidas que pudessem ser capazes de manter a privacidade de material governamental, além de conseguir fazer isso da maneira mais rápida e eficiente possível. Foi a partir dessa necessidade que a intranet nasceu: Uma rede que conecta computadores de instituições militares de maneira privada, com permissão concedida previamente.

O papel da intranet hoje em dia

Com o passar do tempo, a intranet evoluiu e não exerce apenas o papel de ser uma rede privada de troca de informações e mensagens entre computadores. Hoje em dia, a intranet desempenha um papel muito mais assertivo e completo. Uma boa plataforma de comunicação interna, por exemplo, inclui não somente a questão da privacidade da rede, como possui diversas ferramentas que auxiliam a empresa a lidar melhor com os seus colaboradores.

Uma dessas ferramentas permitem que a alta liderança crie alertas e avisos para manter sua equipe ativa e relembra-los de tarefas e eventos na empresa, um mural com diversas informações importantes, um banco de dados com documentos e materiais relevantes sobre a companhia, etc.

Como aumentar o engajamento dos usuários de maneira definitiva

Agora que você aprendeu um pouco mais sobre como surgiu a intranet, sua funcionalidade e o papel que ela desempenha hoje em dia, falaremos para você como aumentar o engajamento dos usuários dentro da plataforma, para torná-la ainda mais assertiva e funcional.

Existem diversas maneiras de melhorar o engajamento dos usuários e estimular o trabalho em equipe e o espírito de superação necessários para transformar o ambiente da empresa e mudar todo o cenário de uma companhia. Entretanto, focaremos nas 5 principais formas de tornar isso possível. São elas:

1. Dê uma identidade à sua intranet

Antes mesmo de lançá-la, estimule os usuários a já participar: peça sugestões de nome, pergunte o que ela deve ter, peça para comparar com experiências antigas e avaliar o que não é necessário. Dessa forma, você conseguirá criar uma personalidade própria para a intranet.

Quando a intranet for ao ar, cada usuário da plataforma poderá compreender que fez participou concepção dela, o que o torna ainda mais motivado e engajado dentro da equipe por ter seu trabalho valorizado.

2. Encontre parceiros para divulgar a intranet

Não adianta tentar ser o dono da intranet: você vai precisar que outras pessoas da empresa ajudem a divulgá-la e torná-la ainda mais conhecida. Portanto, ouvir outras ideias e aglutina-las é a melhor maneira de expandir os horizontes da intranet.

Explique e mostre o quão importante é esse canal, dê ferramentas para que eles a usem e façam propaganda para o resto da empresa. Deste modo, você conseguirá atingir os objetivos e transformar a sua intranet para melhor.

3. Dê voz aos usuários

Quanto mais os usuários puderem interagir com a intranet, mais eles se sentirão donos dela. Dessa forma, crie maneiras de fazer com que os usuários se sintam a vontade, com o maior número de ferramentas possível.

Algumas dessas ferramentas e funcionalidades que você pode atribuir para a sua intranet e aumentar ainda mais a interatividade e o engajamento dos seus colaboradores são as seguintes: Fórum, blog, rede social, comentários, enquetes, wikis.

4. Facilidade para encontrar as informações

Sistema de busca poderoso (com filtros avançados caso seja necessário) mas simples de usar, boa arquitetura de informação, navegação por hierarquia e por tags, são formas de facilitar com que o usuário encontre a informação desejada de forma rápida e produtiva.

A MMCafé possui uma excelente – extremamente assertiva e eficiente – ferramenta de pesquisa interna chamada Busca Poderosa, capaz de encontrar palavras chave e termos até mesmo dentro de documentos, como em arquivos PDFs e muito mais!

5. Atualize sempre

Tanto o conteúdo como as demais funcionalidades: atualize sempre. Se um conteúdo que está destacado não é visitado ou uma funcionalidade nunca é usada, pergunte-se se realmente é importante que ela esteja na sua intranet e se ela faz sentido para os usuários.

Avalie sempre o que está no ar, o que estão falando a respeito, veja as métricas de acesso e uso. E mantenha a intranet sempre atualizada para garantir o engajamento e a disposição motivadora dos usuários na plataforma.

Descubra outras 5 maneiras de aumentar o engajamento no trabalho

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• Galeria: Tenha uma ferramenta que disponibiliza arquivos de mídia como vídeos, áudios e documentos que são capazes de capacitar seus funcionários de maneira leve e intuitiva;
• Chat: Troque mensagens e informações de maneira rápida e semelhante a como é feita nas redes sociais usadas por todo mundo;
• Quiz: Incentive a interatividade dos seus colaboradores com questionários que ajudam a intranet crescer e melhorar ainda mais;
• Gamificação: Institua a mesma lógica dos games na sua empresa e estimule seus colaboradores a cumprirem metas, tarefas e desafios para obterem medalhas e recompensas especiais.

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