O home office têm ganhado cada vez mais espaço hoje em dia, principalmente por conta do cenário de pandemia. E, com ele, uma série de desafios – e encontrar maneiras de supera-lo é extremamente importante.

Diante deste contexto, vale refletir qual a realidade da sua equipe, pois forçar uma retomada pode impactar negativamente na produtividade do time. Será que o home office é sempre uma boa estratégia para aumentar a produtividade em uma empresa?

Portanto, fica o questionamento: O que fazer mediante estes fatos? Continue lendo este artigo para compreender algumas medidas estratégicas que sua empresa poderá tomar para enfrentar este novo desafio.

Home Office, Híbrido ou Presencial: Como definir o modelo ideal para a minha equipe?

De fato, a pandemia acelerou mudanças que já vinham sendo implantadas gradativamente por empresas e profissionais. O modelo de trabalho Home Office foi o principal deles: algumas empresas, como o Twitter, se adaptaram tão bem que já definiram este modelo como padrão, enquanto outras ainda não estão tão certas sobre isso.

Isso porque, cada empresa possui uma realidade diferente e cabe a cada uma avaliar os prós e contras de cada modelo antes de tomar uma decisão definitiva. Então, separamos os principais pontos a se levar em consideração em cada modelo, confira!

Home office: os prós e contras

Por conta da situação atípica, o home office foi implementado de forma não planejada, o que causou uma experiência muito distante do que “teoricamente” deveria ser. Logo, muitos profissionais não viveram os benefícios desta experiência, tais como:

• Liberdade de trabalhar de diversos lugares do mundo;
• Rotina de trabalho mais flexível: o colaborador decide qual horário trabalhar;
• Comodidade e qualidade vida;
• Redução de gastos com transporte;
• Ganho de tempo gasto no trânsito;
• Melhor alimentação e mais horas de sono.

Por outro lado, os desafios da adaptação ao novo cenário foram aumentados por conta da falta de preparo e potencializados pelo estresse de vivenciar uma pandemia. Por exemplo, muitos profissionais ainda encaram algumas dificuldades como:

• Manter o mesmo número de horas trabalhadas;
• Aumento de gastos com luz, água, internet e equipamentos;
• Menos tempo de lazer fora de casa e do escritório – causado pelas restrições de circulação para evitar o contágio;
• Dificuldade em manter a comunicação de forma virtual;
• Dificuldade de manter o equilíbrio e separação entre trabalho e vida pessoal.

Nada é garantido. O home office possui diversas características e suas funções dependem da realidade onde ela pode ser aplicada. Portanto, é necessário avaliar todos os seus pontos para chegar em uma conclusão mais positiva ou negativa.

Trabalho Híbrido: Prós e contras

Como uma alternativa e até mesmo um “teste” para o retorno às atividades presenciais, muitas empresas estão adotando o modelo híbrido. Porém, este modelo também pode ser definitivo. Logo, alguns benefícios de sua implementação são:

• Flexibilidade para decidir quais dias da semana ir até o escritório;
• Marcar encontros pessoais para reuniões de projetos que demandem interação da equipe;
• Poder desfrutar dos pontos positivos dos dois modelos: presencial e à distância;
• Maior domínio sob sua agenda e produtividade.

Entretanto, neste cenário o home office também tem seus desafios, que vão muito além daqueles enfrentados por quem decide apenas um ou outro modelo. Por exemplo:

• Os escritório corporativo e residencial devem estar equipados e integrados;
• Dificuldade de engajamento à distância com a equipe do escritório;
• Desafio de gerenciar e participar das decisões à distância;
• Menos flexibilidade de moradia: o colaborador deve estar à disposição para ir até a empresa sempre que for necessário.

Por fim, o trabalho presencial já é amplamente difundido, sendo do conhecimento de todos a realidade do dia a dia deste modelo. Porém, ao experimentar as novas possibilidades, nota-se também que ele tem seus prós e contras, os benefícios que se destacam são:

• Fácil integração com os colegas de trabalho;
• Jornada de trabalho bem definida;
• Separação física entre a casa e do escritório;
• Estação de trabalho equipada pela empresa;
• Maior vivência com a cultura organizacional.

Ainda assim, o trabalho presencial também possui suas desvantagens e renúncias por parte do colaborador e da companhia – e é importante se atentar a este ponto. São elas:

• A empresa arca com mais gastos como transporte, luz, internet, etc.;
• Maior ocorrência de atrasos devido ao trânsito;
• Falta de segurança e estrutura para circular na cidade;
• Menos flexibilidade e domínio da rotina.

Portanto, é preciso compreender todas as características do home office para aplicá-lo da melhor forma possível para a sua realidade – por isso esse detalhe faz toda a diferença.

O home office é de fato a melhor opção para a minha empresa?

E agora? Como escolher a opção mais assertiva para minha equipe?

Até aqui, você já deve ter percebido que não existe o modelo certo ou errado, ou o melhor e pior. De fato, existe a opção mais assertiva e ela irá variar de acordo com a realidade de cada empresa. Portanto, existem alguns passos que podem ajudar a tomar a decisão.

Para se aplicar o home office, é preciso seguir algumas etapas fundamentais para garantir que essa nova forma de trabalho vale a pena e se ela teria a capacidade de tornar a empresa mais otimizada e produtiva. Abaixo, elencamos algumas dessas etapas. Confira!

1. Escute seus funcionários

Em primeiro lugar, vale conversar de forma individual com cada membro da equipe para avaliar como ele está se sentindo diante do novo cenário. Afinal, tomar uma decisão arbitrária sem escutar a equipe pode causar descontentamento.

Dica: realize uma pesquisa organizacional e promova quiz ou formulários dentro da Intranet para incentivar que o colaborador fale abertamente o que pensa a respeito do assunto. Em seguida, emita relatórios e analise os dados para ajudar na tomada de decisão.

2. Prepare um treinamento

Agora, mais de um ano após o início da pandemia, não há mais espaço para amadorismo. Portanto, realize treinamentos e workshops para que cada funcionário tenha mais autonomia e a gestão de tempo, para um melhor desempenho das atividades.

Além disso, este momento exige cuidados e respeito aos protocolos de segurança. Logo, é de suma importância comunicar quais condutas devem ser seguidas para garantir a segurança de todos.

Dica: A Intranet MMCafé é uma das únicas no mercado que possui módulos de gamificação e também permite criar cursos e uma Base de Conhecimento dentro da plataforma. Ideal para treinar a equipe regularmente, até mesmo à distância.

3. Ofereça apoio emocional

Um estudo divulgado pelo portal de notícias Valor Econômico, trouxe à tona os números sobre a ansiedade na volta ao escritório. Entre os principais gatilhos citados estão o medo de ser exposto ao vírus, voltar a enfrentar os deslocamentos entre casa-trabalho e de usar máscara no escritório.

Sendo assim, a companhia deve oferecer segurança emocional. Afinal, é um momento delicado de incertezas e inseguranças quanto ao futuro, que afeta diretamente a saúde mental da população.

Dica: Com a funcionalidade “Formulários” é possível disponibilizar um canal transparente e seguro como um “Fale Conosco” entre colaborador e empresa, onde ele possa comunicar a empresa caso sinta algum sintoma ou perceba que alguém não está cumprindo com as regras sanitárias.

4. Otimize a gestão de tarefas

Independente do modelo de trabalho, os gestores devem acompanhar o andamento das tarefas, otimizar o tempo e realizar a gestão do trabalho minimizando erros, para que nenhum colaborador fique sobrecarregado.

Dica: Possuir uma Intranet Corporativa que integre documentos nos mais diversos formatos e possibilitar criar grupos segmentados por projetos e gerenciar processos, criando e organizando tarefas por colaborador e prioridade é o segredo do sucesso da gestão de equipes altamente eficientes.

5. Fortaleça a comunicação

Seja no modelo presencial, híbrido ou home office, um dos maiores aprendizados é a importância de proporcionar uma comunicação interna eficaz, que evite ruídos e a desinformação do colaborador, ao passo em que conecte toda a equipe e fortaleça a cultura organizacional.

Dica: Organize e formalize a comunicação interna em uma só ferramenta que seja um espaço para receber, enviar e armazenar informações, seja no escritório, no trabalho híbrido ou no home office.

Além disso, promova o engajamento do time através do chat, um local seguro, dinâmico e separado do whatsapp pessoal, profissionalizando a comunicação do time.

Fortaleça a comunicação e garanta a produtividade da sua equipe, seja qual for o modelo de trabalho escolhido

A pandemia nos mostrou que existem outras formas possíveis de trabalhar, ainda que fora dos espaços convencionais do escritório. Para algumas, o home office trouxe mais economia e produtividade, enquanto outras ainda estão em processo de adaptação.

Por fim, cabe a cada empresa conhecer bem cada colaborador e suas funções para avaliar qual modelo de trabalho será mais viável a partir de então. Acima de tudo, tenha em mente as vantagens e desvantagens de cada modelo, refletindo qual irá se sustentar a longo prazo.

Seja qual for o modelo escolhido, não se esqueça que uma comunicação interna estruturada é o que faz toda a diferença, impactando no fortalecimento da cultura empresarial, produtividade e engajamento do time.

Portanto, se você deseja saber como estruturar a sua comunicação interna para enfrentar este novo momento, solicite uma demonstração e conheça na prática a melhor e mais completa ferramenta de comunicação ágil e eficaz para empresas.