Uma das principais dificuldades de uma empresa em expansão é manter a comunicação interna eficiente. Nesse sentido, ter uma ferramenta como a Intranet Corporativa, é a solução. Mas como criar uma Intranet para empresa que seja de fato eficiente? É justamente esse o tema deste artigo

Em primeiro lugar, vamos falar sobre comunicação. Os setores da empresa devem estar conectados entre si, trabalhando em prol do mesmo objetivo. Porém, conforme as demandas aumentam, a rotina corrida acaba levando a um aumento do nível de desinformação ou dos ruídos de comunicação.

Quer saber como criar uma Intranet para empresa que seja um case de sucesso? Então, leia este artigo até o final e saiba tudo o que você precisa saber para implementar o projeto que irá transformar os resultados da companhia.

Afinal, o que é Intranet?

Como falamos anteriormente, superar os problemas de comunicação é uma tarefa essencial. E é justamente este o dever do setor de Recursos Humanos ou de Comunicação: tornar essa dinâmica mais eficiente. Mas como fazer isso? Alguns apostam em palestras, dinâmicas, informativos, etc. Entretanto, ações pontuais não geram tantos resultados se não forem acompanhadas de uma boa estrutura.

Então, é aí que Intranet entra. Afinal, ela funciona como a base da comunicação interna. Em suma, é onde toda a comunicação fica centralizada em um local só. Além disso, um projeto bem implementado traz inúmeros benefícios.

Em primeiro lugar, vale entender o que é Intranet. Em síntese, a palavra “intranet” significa como uma “mini internet” dentro da organização. Em outras palavras, é o ambiente digital da empresa, onde tudo se conecta. E entender do que ela se trata é essencial se quisermos saber como criar uma intranet.

Esse ambiente se restringe apenas aos colaboradores da organização, onde o acesso só é permitido através da identificação do usuário. Através dela, é possível administrar conteúdos, fluxos de atendimento, criar bases de conhecimento, e muito mais.

Veja mais: Tudo sobre Intranet e como ela irá ajudar a aumentar a produtividade da sua empresa

O que a Intranet da empresa deve ter?

Antes de entender melhor como criar uma Intranet para empresa, é preciso também ter em mente quais são os atributos e ferramentas indispensáveis em uma boa Intranet.

Isso porque, hoje em dia, são muitos os fornecedores que criam portais incompletos que consequentemente, não geram bons resultados. Portanto, anote aí:

1. Boa Hospedagem

Para que ela seja uma aliada da produtividade da empresa, otimização do tempo e da melhora dos indicadores de performance da equipe, uma boa hospedagem é fundamental.

Afinal, imagine uma ferramenta que apresenta bugs constantemente ou até fique fora do ar. Consequentemente, irá impactar diretamente na rotina da organização.

2. Equipe de Suporte e possibilidades de customização

De fato, ainda que com uma hospedagem moderna, a Intranet pode apresentar bugs. Portanto, não basta apenas criar a ferramenta, mas sim, tem um suporte personalizado e disponível para resolvê-los o mais rápido possível.

Como já dito, a Intranet é o ambiente virtual da organização. Logo, ela deve ser personalizada e ter as características da empresa. De fato, a customização faz toda a diferença no engajamento com a ferramenta.

3. Ferramentas para processos internos e compatibilidade com a LGPD

Além disso, a Intranet deve ser o canal direto da empresa com seus funcionários. Logo, preencher formulários, abrir chamados internos, realizar pesquisa de clima organizacional, são alguns exemplos de processos internos que a Intranet Corporativa deve otimizar. 

Em suma, o não cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais pode gerar punições que vão desde advertências e bloqueios, até multas que podem chegar a R$ 50 milhões. Logo, não é exagero lembrar da importância de uma Intranet 100% alinhada com a LGPD.

4. Integração de equipes à distância e segmentação de Conteúdo

Em geral, as empresas enfrentam o grande desafio de integrar equipes em diferentes modelos de trabalho, sejam eles home office, híbrido, presencial ou até o teletrabalho. Então, uma ferramenta adaptada e que ofereça boa experiência mobile faz toda a diferença.

Para garantir que todos utilizem a ferramenta, seus usuários precisam estar confortáveis em compartilhar as informações por lá. Portanto, segmentar o conteúdo através de perfis de acesso, sejam eles área, projeto, cargo, etc., permite que as informações fiquem organizadas e restritas apenas aos usuários que possuem permissão de acessá-las. 

8. Geração de Relatórios e interatividade e segurança

Através deste recurso é possível mensurar os resultados, encontrar oportunidades de melhoria e além de tudo, gerar relatórios das ações que acontecem dentro da plataforma.

Algumas das ferramentas que auxiliam nessa função são: leitura de comunicados, tempo de respostas, interações, etc. Não há nada mais eficaz para gerar engajamento e aproximação dos pares do que permitir que eles compartilhem interesses em comum.

Logo, a possibilidade de interagir através de uma rede social corporativa é muito saudável para gerar relações mais sólidas e garantir que o engajamento da equipe será possível.

Acima de tudo, a segurança e proteção das informações é de suma importância e extremamente essencial para o funcionamento da empresa. Tanto para os colaboradores, quanto para a empresa, o espaço deve ser confiável e totalmente seguro contra invasões e perda de dados.

Como criar uma Intranet para a empresa?

Antes de iniciar as mudanças necessárias para entendermos como criar uma intranet para a sua empresa, é necessário analisarmos todo o contexto, compreender onde ela será mais útil e aplicá-la com inteligência e assertividade.

Algumas das áreas que precisam ser verificadas para podermos ter a certeza de que o modelo de plataforma de comunicação interna será bem aproveitado são as seguintes:

1. Analise sua necessidade e a escolha do sistema

Em primeiro lugar, é preciso entender o momento atual da empresa, quais suas demandas e necessidades e acima de tudo, quais são os maiores desafios da comunicação interna.

A partir dessa análise, fica fácil criar um projeto compatível com a realidade do negócio. Em segundo lugar, na hora de pensar em como criar uma Intranet para a empresa, é comum surgir a dúvida de qual sistema utilizar. Porém, vale ressaltar que apesar de ser um detalhe importante, a Intranet não se limita apenas ao seu sistema.

3. Investimento no Projeto

Em terceiro lugar, saiba que independentemente de se tratar de uma empresa grande ou pequena, é possível ter uma Intranet Segura, Personalizada e Moderna para a sua empresa.

De fato, o investimento irá variar de acordo com o tipo de projeto e fornecedor escolhido – por isso é extremamente importante se atentar com esse detalhe para garantir que tudo dê certo.

Como criar uma Intranet para a empresa: Não cometa esse erro!

Acima de tudo, como já dito acima, existem inúmeras ferramentas capazes de responder a questão de como criar uma Intranet. Porém, dada a importância e complexidade do projeto, nós não recomendamos essa ação, pois pode causar prejuízos para o negócio caso não seja um projeto bem desenvolvido.

Isso porque, para criar uma intranet do zero, a organização precisa disponibilizar um profissional experiente tanto para configurar o portal, quanto para publicar o conteúdo, realizar as atualizações e solucionar problemas.

Além disso, aprender a como criar uma Intranet é um projeto contínuo, que irá evoluir junto com a empresa. Em suma, é um processo que chamamos de Graus de Maturidade da Intranet. Além da criação, há as etapas de treinamento, arquitetura da informação, governança, etc.

Ainda mais, vivemos na era da aceleração digital, onde as ferramentas precisam de atualização e inovação constantes. Caso contrário, elas podem se tornar ultrapassadas, não valendo todo o investimento de tempo e recurso. 

Acima de tudo, como já mencionado, a segurança da informação, a conformidade com a LGPD, e tantos outros requisitos indispensáveis para a Intranet são exemplos claros da importância de uma equipe multidisciplinar e especialista atuando junto com você.

Então, vale o investimento?

Enfim, talvez você esteja se pergunte se ter aprendido a como criar uma intranet para a sua empresa, de fato, valerá todo o esforço e tempo investido neste projeto. No caso do sistema MMCafé, são inúmeros os benefícios relatados por empresas que criaram a Intranet:

• Fortalecimento da cultura da organização;
• Identificação rápida de gargalos de comunicação;
• Comunicação mais eficiente;
• Facilidade na Gestão de Tarefas;
• Aumento da produtividade;
• Diminuição na rotatividade (turnover) de funcionários;
• Bom custo benefício, geração de economia de tempo e recursos;
• Maior integração de colaboradores em modelo home office ou híbrido.

Acima de tudo, mais do que criar uma Intranet, essas empresas contaram com o apoio da MMCafé para desenvolver um Digital Workplace personalizado e conectado com as necessidades específicas do seu negócio.

Além disso, elas também receberam um treinamento por nossa equipe de especialistas e, em pouco tempo, todos os seus colaboradores já estavam totalmente integrados com a plataforma intuitiva, avançando rapidamente em seus graus de maturidade.

Crie uma intranet de sucesso com a MMCafé!

Por fim, a maioria dos nossos clientes nos procuram sem saber como criar uma intranet para empresa. A MMCafé possui especialistas prontos para guiá-lo no processo de análise, descoberta e criação de um projeto que seja perfeito para cada negócio. Até porque temos diversos cases de sucesso, em diferentes segmentos, para compartilhar e fazer um benchmarking com sua equipe.

Seja uma Intranet Corporativa ou uma Intranet para Call Center, a MMCafé já desenvolveu mais de 500 projetos em diversos segmentos e inclusive, já foi eleita duas vezes como a Melhor Intranet do Brasil pelo IPP.

Com um sistema de hospedagem moderno, eficiente e seguro, aliás o mesmo utilizado por empresas como NuBank, RD Station e Shopify e Ifood, nós garantimos todos os atributos indispensáveis para uma Intranet com mais de 100 diferentes funções e além disso, módulos que podem ser agregados para potencializar o projeto.

Portanto, garantimos a você uma excelente experiência com a Intranet MMCafé, com soluções de alto valor agregado, que geram resultados para a companhia. Fale com os nossos especialistas e solicite uma demonstração gratuita para a sua empresa.