A produtividade no trabalho leva ao sucesso empresas de todos os setores. É papel dos líderes ajudarem suas equipes a alcançarem melhores resultados evitando desgastes profissionais.
Contudo, por muita das vezes, fica a dúvida de como aumentar a produtividade da equipe, e ao mesmo tempo manter um ambiente saudável no escritório. Nesse artigo, vamos dar dicas justamente de como melhorar o local de trabalho nesse aspecto.
A produtividade da equipe é a quantidade de trabalho realizado por ela durante um determinado período de tempo. E depende de uma série de fatores diferentes.
Em primeiro lugar, depende da habilidade de cada membro da equipe. Depois, a clareza e o alcance das metas estabelecidas pela empresa em geral e pelo líder da equipe em particular. Além disso, o ambiente de trabalho e a comunicação dentro da equipe também apodem afetar a produtividade.
Quando se fala em trabalho em equipe, a produtividade geralmente descreve a quantidade de trabalho, enquanto a eficácia descreve a qualidade. No entanto, ser produtivo é impossível se as longas horas de trabalho não trazem resultados palpáveis.
A intranet traz como benefícios uma força de trabalho mais eficiente e feliz, com melhor eficiência de processos, redução de custos, melhor atendimento ao cliente e maior retenção de talentos. A produtividade é um excelente gancho para mostrar o poder da intranet aos funcionários.
Considere a possibilidade de realizar sessões segmentadas para diferentes grupos ou organizar um “tour” autoguiado pela intranet para mostrar como ela pode:
Aqui estão cinco maneiras principais de seus funcionários usarem sua intranet para aumentarem a produtividade no trabalho e a eficácia pessoal.
Nesse ponto do texto, vamos dar algumas sugestões de como usar a Intranet escolhida, de maneira que aumente exponencialmente sua produtividade:
Os funcionários perdem horas por semana escrevendo e respondendo e-mails. Uma caixa de entrada cada vez maior e incontrolável é um ponto problemático familiar para os usuários: faz com que se percam em meio a tantas mensagens.
Uma intranet direciona mensagens para toda a sua organização, ou para uma determinada área ou equipe, de maneira mais eficiente. As mensagens podem cobrir notícias gerais, atualizações direcionadas, perguntas e respostas, arquivos compartilhados, alertas, lembretes e muito mais.
Quando o assunto é a produtividade no trabalho, todas as ações devem ser pensadas para impactar o mínimo possível as atividades dos colaboradores.
Em um mundo onde informações são encontradas através de cliques, a sua intranet deve facilitar o caminho para o usuário e disponibilizar o acesso rápido a links úteis e irá economizar o tempo do seu funcionário.
A intranet MMCafé permite configurar links úteis e favoritar as páginas para conteúdos visitados com frequência. Esses atalhos economizam tempo, principalmente se um funcionário precisar navegar por várias telas ou se esquecer de como encontrar um item importante.
A maioria das funções de trabalho exigirá tarefas e processos específicos que deverão ser realizados regularmente. Eles serão concluídos através de uma combinação de reuniões, e-mail, documentos, planilhas e até mesmo formulários em papel.
Frequentemente, há oportunidades para tornar a conclusão dessas tarefas mais eficientes, com os recursos da intranet auxiliando nisso. Usando formulários personalizados e fluxo de trabalho, além de acessar informações relevantes, as tarefas são aceleradas e etapas desnecessárias são eliminadas.
Oriente os funcionários que dediquem algumas horas para planejar como agilizar cinco de suas tarefas principais usando a intranet. Assim poupará tempo e esforço!
O centro de sua intranet deve oferecer navegação bem estruturada, com menus suspensos que levam a páginas e subpáginas organizadas. Se o conteúdo estiver oculto em links dentro das páginas, os funcionários gastarão muito tempo procurando as informações às quais precisam.
Uma navegação sólida também precisa contar com o apoio de uma busca inteligente que traga de volta uma gama de conteúdo baseada em palavras-chave. É assim que a maioria dos aplicativos e mecanismos de pesquisa modernos funcionam, e é com isso que seus funcionários estarão familiarizados.
A Intranet MMCafé permite a busca Indexada por palavra-chave, que encontra os arquivos ainda que o termo buscado não esteja presente no título, mas dentro de PDFs ou demais documentos.
A gestão do conhecimento pode ser muito complicada, com inúmeras opções de armazenamento e compartilhamento de conteúdo. A consolidação e integração de ferramentas certamente resultará no aumento na produtividade no trabalho.
Utilize a intranet para reunir documentações como políticas de RH, agrupadas por páginas ou por tags. Esse agrupamento é rápido e contribui para que os usuários encontrem o que precisam, novamente resultando em uma melhoria na produtividade.
Quando se trata de medir a produtividade no trabalho, os líderes precisam ser observadores, flexíveis e devem permanecer vigilantes. Embora uma solução comece com o reconhecimento do problema, ela não termina aí, visto que a administração deve estar comprometida com o desenvolvimento da estrutura para as mudanças iminentes.
A colaboração e o compartilhamento de informações geram confiança e conhecimento que podem ser usados para criar um ambiente de trabalho no qual sua equipe possa prosperar.
Esperamos que o texto tenha te ajudado, e que seu ambiente de trabalho tenha um aumento expressivo na produtividade. Conte com a plataforma MMCafé para criar um local de trabalho onde seus funcionários se sintam seguros e encorajados a colaborar uns com os outros e a compartilhar ideias, produzindo mais e melhor. Continue nos acompanhando em nosso blog para mais conteúdos.